5 најскупљих грешака које чине дистрибутери када мењају добављача ортопеда

Промена добављача ортопедских производа може бити паметан потез. Боља покривеност, боље цене, мање наруџби.

Али дистрибутери ретко буду повређени делом о којем су преговарали. Повређује их део који нису потврдили: трошкови слетања, детаљи о локалној усаглашености, варијабилност у времену испоруке и свакодневна услуга када стигне прва хитна поруџбина.

Овај чланак је оквир који се односи на ризик на првом месту за дистрибутере медицинских уређаја који активно процењују прекидач. Циљ је једноставан: избегавајте скупа изненађења, заштитите поверење хирурга и одржавајте тендере у покрету.

Кључни за понети

• Третирајте „цену“ као укупни трошак слетања , укључујући бафере, убрзања, штету/повраћаје и трошкове документације.

• Сертификати нису исто што и прихватање на локалном тржишту. Рано потврдите захтеве за увоз и означавање, посебно за планове за више земаља.

• Не прихватајте оптимистична времена вођења. Затражите правовремене метрике и варијабилност, и пилотирајте пре него што се обавежете.

• Следљивост и ЦАПА одзив су важни колико и спецификације производа.

• Пребацивање је управљање променама. Планирајте тацне, обуку и чист ток посла за враћање/замену.

Грешка број 1: Третирање јединичне цене као стварне цене (и игнорисање трошкова слетања)

Најчешћа грешка при пребацивању је преговарање о великој јединичној цени, а затим откривање да марже нестају након првог квартала.

Скривени покретачи трошкова током промене добављача имају тенденцију да се групишу на истим местима:

• Залихе залиха : носите додатне залихе јер још увек не верујете у ново време испоруке.

• Убрзава : плаћате да исправите грешке у предвиђању и кашњења у испоруци.

• Оштећење, ризик од баријере стерилности и повраћај : проблеми са паковањем и руковањем се не појављују у понуди.

• Износ документације : ваш тим проводи време тражећи сертификате који недостају, преводе и ревизије.

• Цурење прихода (када је низводна документација неуредна): неусклађена папирологија и грешке главне ставке могу да доведу до трења у наплати и прераде.

Упозорење : Ако не можете да моделирате трошкове слетања, не можете упоређивати добављаче. Ви само поредите цитате.

Шта да урадите уместо тога: направите радни лист са трошковима пре него што потпишете

Употријебите једноставан радни лист прије додјељивања и учините га поставком у оквиру свог добављача.

Минималне ставке поруџбина које треба укључити:

• Транспорт, осигурање, царине, брокерске накнаде и складиштење

• Сигурносна залиха (недеље) коју ћете држати током транзиције

• Очекивани однос убрзања (чак и ако је у „најгорем случају“) и цена по убрзању

• Трошкови тока посла за враћање/замену (време + превоз)

• Напор у документовању (КА/РА сати) за првих 90 дана

Шта питати било ког добављача ортопеда

• Које Инцотермс обично користите и шта је укључено?

• Која је ваша стандардна конфигурација паковања и како потврђујете интегритет стерилне баријере током транспорта?

• Какав је ваш процес када пошиљка касни или није потпуна?

Где се уклапа КСЦ Медицо

Ако желите да трошкове слетања учините предвидљивим, потребна вам је оперативна видљивост. Приступ КСЦ Медицо-а је да учини перформансе снабдевања мерљивим (на пример, усклађивањем контролних тачака статуса поруџбине и КПИ-ја добављача као што су испорука на време и комплетност), тако да 'стварни трошак' касније не дође као изненађење.

За дистрибутере који продају широм Америке, КСЦ Медицо такође може да подржи опције испуњења прилагођене ЛАТАМ-у, укључујући рутирање у Мексику где је то могуће, како би се смањила прекогранична трења. Третирајте ово као ствар дужне пажње: затражите конкретну траку, услове и одговорности у писаној форми.

Грешка #2: Претпостављамо да сертификације путују (ЦЕ/ФДА није исто што и локално одобрење)

Дистрибутер може да потврди ЦЕ, види број одобрења ФДА и претпостави да је посао усаглашености у основи обављен. Затим се на првом тендеру тражи документ који немате, или локални захтеви за означавање приморавају пројекат поновног обележавања за који нисте предвидели буџет.

Два практична подсетника:

• У САД, ФДА може да верификује регистрацију/листинг предузећа и (где је применљиво) информације о подношењу пре тржишта током прегледа увоза. Неподударања могу успорити или зауставити унос. Погледајте преглед увоза медицинских уређаја ФДА за оно што се проверава на граници.

• У Мексику, путеви ЦОФЕПРИС-а обично захтевају локалног носиоца регистрације и шпанско обележавање/ИФУ очекивања. Полазна тачка је Емергоов преглед регистрације ЦОФЕПРИС.

Кључни закључак : „Глобално усклађено“ није скуп докумената. То је процес. Захтеви се разликују у зависности од земље и класификације производа.

Шта да урадите уместо тога: затражите пакет документације за тржиште

Пре него што пошаљете озбиљну поруџбину, захтевајте контролисан, верзионисан пакет документације који ваш КА/РА тим може да потврди.

У најмању руку, тражите:

• ИСО 13485 сертификат (тренутни)

• ЦЕ сертификат(и) и детаљи обима (где је применљиво)

• ФДА 510(к) референтни детаљи (где је применљиво)

• Приступ следљивости/УДИ (како ћете пратити серију/лот)

• Означавање и ИФУ датотеке са контролом ревизије и планом превођења

• Промените смернице за обавештења (како ћете бити обавештени када се нешто промени)

Где се уклапа КСЦ Медицо

КСЦ Медицо се позиционира као спреман за документацију за дистрибутере којима су потребни докази о усклађености, а не слогани. Објављени материјали компаније наглашавају ИСО 13485 и покривеност међународног сертификата, плус праксе следљивости (укључујући УДИ ласерско обележавање за праћење серија).

Ако желите структурирану почетну тачку за валидацију добављача, можете такође упутити на КСЦ Медицо ортопедски ОЕМ/ОДМ водич за набавку , који је написан за тимове за набавку којима је потребна процена у стилу контролне листе, а не брошура.

Грешка бр. 3: Веровање у оптимистично време када мењате добављача ортопедских производа

Добављач може да испуни наведено време испоруке и да и даље не одговара.

Режим скупог неуспеха је варијабилност: време испоруке се мења, појављују се делимичне пошиљке, а ваш тим на крају ради на убрзању и извињењима.

Та варијабилност присиљава дистрибутере на дефанзивно понашање:

• Више сигурносних залиха (везани капитал)

• Хитнији терет

• Више замена и заосталих налога

• Више фрустрација хирурга када сетови нису потпуни

За математику инвентара која стоји иза овога, погледајте објашњење како варијабилност у времену испоруке покреће сигурносне залихе и нивое услуга.

Шта урадити уместо тога: дефинисати скуп КПИ и пилотирати га

Не тражите „брзу испоруку“. Тражите мерљиве перформансе.

КПИ дистрибутери могу да користе у табели резултата добављача укључују:

• ОТИФ (на време, у потпуности)

• Поузданост и варијанса у времену испоруке

• Стопа заосталог налога

• Однос убрзања

• Стопа жалби и време затварања ЦАПА

Листу уобичајених метрика добављача на једноставном језику резимирао је Институт за управљање набавком у свом прегледу ОТИФ-а добављача и КПИ поузданости у времену испоруке.

Где се уклапа КСЦ Медицо

Ово је област у којој транспарентност надмашује обећања. КСЦ Медицо може да се усклади са дистрибутерима о оперативним КПИ-овима који су важни, а затим да докаже перформансе у постепеним рампи (пилот СКУ-ови, ограничене географске локације, дефинисане тачке поновног наручивања) пре проширења.

Ако планирате прелазак, затражите КПИ каденцу (недељно током транзиције, а затим месечно) и јасну путању ескалације када постоји ризик да пошиљка пропусти прозор.

Грешка #4: Замена СКУ-ова без провере следљивости, жалби и ЦАПА одзива

Дистрибутери се често фокусирају на спецификације производа, а онда прекасно открију да токови рада система квалитета нису прилагођени дистрибутерима.

Практична контролна листа за пребацивање треба да покрије:

• Како се партије/серије идентификују и прате

• Шта се дешава када дође жалба

• Колико брзо се ЦАПА отварају, комуницирају и затварају

• Како се контролишу промене производа (и како ћете бити обавештени)

Ако нови добављач не може да подржи брзу, чисту следљивост и токове корективних радњи, ваши оперативни трошкови се повећавају чак и ако сам имплант ради добро.

Шта да урадите уместо тога: тестирајте систем квалитета као да ћете га користити

Током квалификације, покрените 'столни инцидент' са добављачем:

• Затражите пример следљивости за један СКУ (од сировог материјала до готовог уређаја, на нивоу који могу да деле)

• Затражите временску линију ЦАПА и ко поседује комуникацију са дистрибутерима

• Затражите тачне документе које добијате када се изврши промена (и колико унапред)

Где се уклапа КСЦ Медицо

Објављено позиционирање компаније КСЦ Медицо укључује праксе следљивости као што је УДИ ласерско обележавање за праћење серије, што је релевантно за спремност дистрибутера на ревизију и решавање жалби.

Ако желите да процените одзивност, немојте погађати. Почните са стандардом услуге: КСЦ Медицо објављује СЛА одговора и политику подршке у свом подршка након продаје и одговор СЛА страница . Користите га као основу за оно што очекујете од било ког добављача.

Грешка број 5: Потцењивање рада на управљању променама (поверење хирургу, послужавници, обука, враћање)

Промена добављача није само акција набавке. То мења начин на који вас болнице доживљавају.

Ако прескочите управљање променама, трошкови се приказују као:

• Спорије усвајање од хирурга који преферирају стари сет

• Трење сваког дана када тацне нису комплетне или познате

• Налет „малих“ хитних захтева који крше ваш логистички план

• Неуредан повратак и замене које троше време

Шта да урадите уместо тога: покрените прекидач као фазно увођење

Практични план увођења изгледа овако:

1. Пилот опсег : изаберите уски скуп СКУ-ова и једну географију.

2. Обука : дефинисати компатибилност инструмената и потребе за обуком.

3. Поставите комплетност : проверите конфигурацију лежишта и радни ток допуне.

4. Повратак/замена : документујте брзи пут за првих 90 дана.

5. Скала : проширите само када су ОТИФ и токови посла за жалбе стабилни.

Где се уклапа КСЦ Медицо

За дистрибутере којима је потребна ширина, производни портфолио и позиционирање компаније КСЦ Медицо могу да подрже вишесистемско планирање. Добра полазна тачка је њихов садржај дубине категорије, као што је водич за произвођаче плоча за закључавање траума и преглед производње и система квалитета , а затим користите свој пилот да потврдите стварност услуге.

Једноставна контролна листа за промену добављача (копирај/налепи)

Користите ово као своју интерну контролну листу пре него што извршите:

• Радни лист о трошковима земљишта попуњен и прегледан од стране финансија

• Потврђени захтеви за усклађеност тржишта по тржиште (ознаке/ИФУ језик, путања за регистрацију)

• Пакет документације контролисан верзијама је примљен и валидиран од стране КА/РА

• Договорена картица показатеља КПИ (ОТИФ, варијација у времену испоруке, заостали налози, ЦАПА одговор)

• Пилот дефинисан (СКУ-ови, географија, тачке промене редоследа, правила ескалације)

• Процес враћања/замена је договорен и тестиран

Следећи кораци

Ако желите практичан пакет за провјеру ваљаности за промјену добављача ортопедских производа (контролна листа документације + шаблон картице резултата КПИ), затражите га од КСЦ Медицо и покрените га против вашег тренутног добављача и вашег ужег избора.

(Нека буде досадно. Досадно је добро у погледу усклађености и ланца снабдевања.)