5 галоўных дарагіх памылак, якія здзяйсняюць дыстрыб'ютары пры змене пастаўшчыкоў артапедычных вырабаў

Пераключэнне пастаўшчыка артапедычных вырабаў можа быць разумным крокам. Лепшае пакрыццё, лепшыя цэны, меншая колькасць адкладзеных заказаў.

Але дыстрыб'ютары рэдка пацярпелі ад той часткі, пра якую яны дамовіліся. Яны пакутуюць ад той часткі, якую яны не пацвердзілі: кошт зямлі, звесткі аб адпаведнасці мясцовым патрабаванням, зменлівасць часу выканання і штодзённае абслугоўванне, як толькі паступае першы тэрміновы заказ.

Гэты артыкул з'яўляецца асновай рызыкі для дыстрыб'ютараў медыцынскіх вырабаў, якія актыўна ацэньваюць пераход. Мэта простая: пазбегнуць дарагіх сюрпрызаў, абараніць давер хірургаў і працягваць рухацца.

Ключавыя вывады

• Разглядайце 'цану' як агульны кошт прызямлення , уключаючы буферы, паскоранасці, пашкоджанні/вяртанні і накладныя выдаткі на дакументацыю.

• Сертыфікаты - гэта не тое самае, што прызнанне на мясцовым рынку. Ранняя праверка патрабаванняў да імпарту і маркіроўкі, асабліва для планаў для некалькіх краін.

• Не прымайце аптымістычныя тэрміны выканання. Папытаеце своечасовыя паказчыкі і зменлівасць і апрабуйце, перш чым здзейсніць.

• Адсочванне і хуткасць рэагавання CAPA важныя не менш, чым характарыстыкі прадукту.

• Пераключэнне - гэта кіраванне зменамі. Сплануйце латкі, навучанне і чысты працоўны працэс вяртання/замены.

Памылка №1: разглядаць цану за адзінку як рэальны кошт (ігнараваць кошт зямлі)

Самая распаўсюджаная памылка пры пераключэнні - дамаўляцца аб высокай цане за адзінку, а затым выяўляць, што маржа знікае пасля першага квартала.

Схаваныя фактары выдаткаў падчас змены пастаўшчыка, як правіла, згрупоўваюцца ў адных і тых жа месцах:

• Буферы інвентара : у вас ёсць дадатковы запас, таму што вы яшчэ не давяраеце новаму часу выканання.

• Паскарае : вы плаціце за выпраўленне памылак прагназавання і затрымкі адгрузкі.

• Пашкоджанне, рызыка перашкод стэрыльнасці і вяртанне : праблемы з упакоўкай і апрацоўкай не адлюстроўваюцца ў прапанове.

• Накладныя выдаткі на дакументацыю : ваша каманда марнуе час на пошукі адсутных сертыфікатаў, перакладаў і рэдакцый.

• Уцечка даходаў (калі далейшая дакументацыя бязладная): неадпаведныя дакументы і памылкі майстра тавару могуць выклікаць праблемы з выстаўленнем рахункаў і пераробку.

Папярэджанне : калі вы не можаце змадэляваць цану, вы не можаце параўноўваць пастаўшчыкоў. Вы проста параўноўваеце цытаты.

Што рабіць замест гэтага: перад тым, як падпісваць, стварыце табліцу кошту зямлі

Скарыстайцеся простым працоўным аркушам перад узнагароджаннем і зрабіце яго стробіруючым элементам у пераключальніку пастаўшчыка.

Мінімальныя пазіцыі, якія трэба ўключыць:

• Фрахт, страхаванне, пошліны, брокерскія зборы і захоўванне

• Страхоўны запас (тыдні), які вы будзеце мець падчас пераходу

• Чаканы каэфіцыент паскоранасці (нават калі гэта 'найгоршы варыянт') і кошт паскоранасці

• Кошт працоўнага працэсу вяртання/замены (час + транспарт)

• Высілак па дакументацыі (гадзіны кантролю якасці/рэгулявання) за першыя 90 дзён

Што спытаць у любога пастаўшчыка артапедычных вырабаў

• Якія Incoterms вы звычайна выкарыстоўваеце і што ўключана?

• Якая ваша стандартная канфігурацыя ўпакоўкі і як вы правяраеце цэласнасць стэрыльнага бар'ера падчас транспарціроўкі?

• Які ваш працэс, калі адгрузка затрымліваецца або няпоўная?

Дзе падыходзіць XC Medico

Калі вы хочаце зрабіць прадказальнымі выдаткі на пасадку, вам патрэбна аператыўная бачнасць. Падыход XC Medico заключаецца ў тым, каб зрабіць прадукцыйнасць паставак вымернай (напрыклад, шляхам узгаднення кантрольных кропак стану замовы і KPI пастаўшчыкоў, такіх як своечасовая пастаўка і паўната), таму 'рэальны кошт' не будзе нечаканасцю пазней.

Для дыстрыб'ютараў, якія прадаюць па ўсёй Амерыцы, XC Medico таксама можа падтрымліваць зручныя для Лацінскай Амерыкі варыянты выканання, у тым ліку маршрутызацыю ў Мексіку, дзе гэта магчыма, для зніжэння трансгранічнага трэння. Ставіцеся да гэтага як да прадмета належнай абачлівасці: запытайце ў пісьмовай форме канкрэтную паласу, умовы і абавязкі.

Памылка № 2: выказаць здагадку, што сертыфікаты падарожнічаюць (CE/FDA не тое самае, што мясцовае зацвярджэнне)

Дыстрыб'ютар можа праверыць CE, убачыць нумар дазволу FDA і выказаць здагадку, што праца па забеспячэнні адпаведнасці ў асноўным выканана. Тады першы тэндэр запытвае дакумент, якога ў вас няма, або мясцовыя патрабаванні да маркіроўкі прымушаюць праект па перамаркіроўцы, на які вы не ўклалі бюджэт.

Два практычных напамінку:

• У ЗША FDA можа правяраць рэгістрацыю/спіс прадпрыемстваў і (калі гэта дастасавальна) інфармацыю аб перадпродажным прадстаўленні падчас разгляду імпарту. Неадпаведнасці могуць запаволіць або спыніць ўваход. Каб даведацца, што правяраецца на мяжы, глядзіце агляд імпартных медыцынскіх прыбораў FDA.

• У Мексіцы шляхі COFEPRIS звычайна патрабуюць уладальніка мясцовай рэгістрацыі і маркіроўкі на іспанскай мове/IFU. Адпраўной кропкай з'яўляецца агляд рэгістрацыі COFEPRIS кампаніі Emergo.

Ключавы вынік : 'Глабальна сумяшчальны' не з'яўляецца наборам дакументаў. Гэта працэс. Патрабаванні адрозніваюцца ў залежнасці ад краіны і класіфікацыі прадукту.

Што рабіць замест гэтага: запытайце гатовы пакет дакументаў для рынку

Перш чым зрабіць сур'ёзны заказ, запатрабуйце кантраляваны пакет дакументацыі з версіямі, які можа праверыць ваша каманда QA/RA.

Як мінімум, папытаеце:

• Сертыфікат ISO 13485 (бягучы)

• Сертыфікаты CE і звесткі аб сферы прымянення (пры неабходнасці)

• Даведка FDA 510(k) (калі дастасавальна)

• Падыход адсочвання/UDI (як вы будзеце адсочваць партыю/партыю)

• Маркіроўка і файлы IFU з кантролем версій і планам перакладу

• Змена палітыкі апавяшчэнняў (як вас будуць інфармаваць, калі нешта зменіцца)

Дзе падыходзіць XC Medico

XC Medico пазіцыянуе сябе як гатовы да дакументацыі для дыстрыб'ютараў, якім патрэбны доказы адпаведнасці, а не лозунгі. Апублікаваныя матэрыялы кампаніі падкрэсліваюць ISO 13485 і ахоп міжнароднай сертыфікацыі, а таксама практыку адсочвання (уключаючы лазерную маркіроўку UDI для адсочвання партый).

Калі вам патрэбна структураваная адпраўная кропка для праверкі пастаўшчыка, вы таксама можаце спасылацца на Кіраўніцтва па закупках артапедычных OEM/ODM XC Medico , напісанае для каманд па закупках, якім патрэбна ацэнка ў стылі кантрольнага спісу, а не брашура.

Памылка № 3: вера ў аптымістычныя тэрміны выканання пры змене пастаўшчыка артапедычных вырабаў

Пастаўшчык можа ўкласціся ў паказаны тэрмін пастаўкі і па-ранейшаму дрэнна падыходзіць.

Рэжым няспраўнасці, які каштуе, - гэта зменлівасць: тэрміны выканання вагаюцца, з'яўляюцца частковыя пастаўкі, і ваша каманда ў канчатковым выніку працуе на паскораных тэрмінах і прыносіць прабачэнні.

Гэтая зменлівасць прымушае дыстрыб'ютараў да абарончых паводзін:

• Больш запасаў бяспекі (прывязаны капітал)

• Больш тэрміновы груз

• Больш замен і адтэрмінаваных заказаў

• Большае расчараванне хірурга, калі наборы не завершаны

Матэматыку інвентарызацыі, якая стаіць за гэтым, глядзіце ў тлумачэнні таго, як зменлівасць часу выканання ўплывае на запас запасаў і ўзровень абслугоўвання.

Што рабіць замест гэтага: вызначыць набор KPI і пілотаваць яго

Не прасіце 'хуткай дастаўкі'. Прасіце прадукцыйнасці, якую можна вымераць.

KPI, якія дыстрыб'ютары могуць выкарыстоўваць у табліцы паказчыкаў пастаўшчыкоў, уключаюць:

• OTIF (своечасова, у поўным аб'ёме)

• Надзейнасць і дысперсія часу выканання

• Стаўка нявыкананых заказаў

• Каэфіцыент паскоранасці

• Колькасць скаргаў і час закрыцця CAPA

Інстытут кіравання пастаўкамі абагульнены простым тэкстам спісу агульных паказчыкаў пастаўшчыкоў у OTIF пастаўшчыкоў і аглядзе КПЭ надзейнасці пастаўшчыка.

Дзе падыходзіць XC Medico

Гэта адна сфера, дзе празрыстасць пераўзыходзіць абяцанні. XC Medico можа ўзгадніць з дыстрыб'ютарамі важныя аператыўныя ключавыя паказчыкі эфектыўнасці, а затым даказаць прадукцыйнасць у паэтапным рампе (пілотныя SKU, абмежаваныя геаграфічныя рэгіёны, вызначаныя кропкі паўторнага заказу) перад пашырэннем.

Калі вы плануеце перайсці, папытаеце кадэнцыю KPI (штотыдзень падчас пераходу, потым штомесяц) і выразны шлях эскалацыі, калі груз можа прапусціць акно.

Памылка № 4: пераключэнне SKU без праверкі адсочвання, скаргаў і хуткасці рэагавання CAPA

Дыстрыб'ютары часта засяроджваюцца на спецыфікацыях прадукту, а затым занадта позна выяўляюць, што працоўныя працэсы сістэмы якасці не падыходзяць для дыстрыбутараў.

Практычны кантрольны спіс пераключэння павінен ахопліваць:

• Як ідэнтыфікуюцца і адсочваюцца партыі/партыі

• Што адбываецца, калі паступае скарга

• Як хутка CAPA адкрываюцца, паведамляюцца і закрываюцца

• Як кантралююцца змены прадукту (і як вы будзеце атрымліваць апавяшчэнні)

Калі новы пастаўшчык не можа падтрымаць хуткія, чыстыя працэсы адсочвання і карэкціруючых дзеянняў, вашы эксплуатацыйныя выдаткі ўзрастаюць, нават калі сам імплантат працуе добра.

Што рабіць замест гэтага: праверце сістэму якасці так, быццам вы яе будзеце выкарыстоўваць

Падчас кваліфікацыі запусціце 'настольны інцыдэнт' з пастаўшчыком:

• Запытаць прыклад адсочвання для аднаго SKU (ад сыравіны да гатовай прылады, на ўзроўні, які яны могуць абагуліць)

• Запытайцеся пра графік CAPA і пра тое, каму належаць паведамленні дыстрыбутара

• Спытаеце дакладныя дакументы, якія вы атрымаеце пры ўнясенні змяненняў (і наколькі загадзя)

Дзе падыходзіць XC Medico

Апублікаванае пазіцыянаванне XC Medico уключае практыку адсочвання, напрыклад, лазерную маркіроўку UDI для адсочвання партый, што мае дачыненне да гатоўнасці дыстрыбутара да аўдыту і разгляду скаргаў.

Калі вы хочаце ацаніць хуткасць рэагавання, не гадайце. Пачніце са стандарту абслугоўвання: XC Medico публікуе адказ SLA і палітыку падтрымкі ў сваім старонка пасляпродажнага абслугоўвання і адказу SLA . Выкарыстоўвайце яго ў якасці асновы для таго, што вы чакаеце ад любога пастаўшчыка.

Памылка № 5: недаацэнка працы па кіраванні зменамі (давер хірургу, латкі, навучанне, вяртанне)

Змена пастаўшчыка - гэта не толькі закупачная акцыя. Гэта змяняе тое, як вас адчуваюць бальніцы.

Калі вы прапусціце кіраванне зменамі, выдаткі будуць адлюстроўвацца як:

• Больш павольнае прыняцце хірургамі, якія аддаюць перавагу стары набор

• Дзённае трэнне, калі латкі не поўныя або знаёмыя

• Усплёск 'невялікіх' тэрміновых запытаў, якія парушаюць ваш лагістычны план

• Бязладныя вяртанні і замены, якія забіраюць час

Што рабіць замест гэтага: запусціце пераключэнне як паэтапнае разгортванне

Практычны план разгортвання выглядае так:

1. Сфера пілотнага прымянення : абярыце вузкі набор SKU і адну геаграфічную прыналежнасць.

2. Навучанне : вызначыць сумяшчальнасць прыбораў і патрэбы ў навучанні.

3. Паўната ўстаноўкі : праверце канфігурацыю латка і працоўны працэс папаўнення.

4. Вяртанне/замена : задакументуйце хуткі шлях на працягу першых 90 дзён.

5. Маштаб : пашырайце толькі тады, калі працоўныя працэсы OTIF і скаргі стабільныя.

Дзе падыходзіць XC Medico

Для дыстрыб'ютараў, якім патрэбна шырыня, вытворчы партфель і маштабнае пазіцыянаванне XC Medico могуць падтрымліваць мультысістэмнае планаванне. Добрай адпраўной кропкай з'яўляецца іх змест глыбіні катэгорыі, напрыклад Кіраўніцтва вытворцы пласцін для фіксацыі траўмаў і вытворчасць і агляд сістэмы якасці , затым выкарыстоўвайце свой пілот, каб праверыць рэальнасць абслугоўвання.

Просты кантрольны спіс для пераключэння пастаўшчыкоў (скапіраваць/уставіць)

Выкарыстоўвайце гэта ў якасці ўнутранага кантрольнага спісу, перш чым здзейсніць:

• Працоўны ліст з коштам зямлі запоўнены і прагледжаны фінансамі

• Пацверджаны патрабаванні адпаведнасці рынку (этыкеткі/мова IFU, шлях рэгістрацыі)

• Пакет дакументацыі з кантролем версій атрыманы і правераны QA/RA

• Узгоднена карта паказчыкаў KPI (OTIF, дысперсія ў часе выканання, невыкананыя заказы, адказ CAPA)

• Вызначаны пілот (артыкулы, геаграфія, кропкі перазаказу, правілы эскалацыі)

• Працэс вяртання/замены ўзгоднены і пратэставаны

Наступныя крокі

Калі вам патрэбны практычны пакет праверкі для пераключэння пастаўшчыкоў артапедычных вырабаў (кантрольны спіс дакументацыі + шаблон карты паказчыкаў KPI), запытайце яго ў XC Medico і праверце яго з вашым бягучым пастаўшчыком і вашым шорт-лістам.

(Няхай гэта будзе сумна. Сумна добра ў захаванні патрабаванняў і ланцугу паставак.)