Top 5 dýr mistök sem dreifingaraðilar gera þegar þeir skipta um bæklunarbirgja

Það getur verið snjöll ráðstöfun að skipta um bæklunarbirgja. Betri umfjöllun, betra verð, færri bakpantanir.

En dreifingaraðilar skaðast sjaldan af hlutnum sem þeir sömdu um. Þeir verða sárir vegna hlutans sem þeir staðfestu ekki: landkostnað, staðbundnar upplýsingar um samræmi, breytileika í afgreiðslutíma og daglegan þjónustuveruleika þegar fyrsta brýna pöntunin berst.

Þessi grein er áhættufyrirkomulag fyrir dreifingaraðila lækningatækja sem eru virkir að meta skipti. Markmiðið er einfalt: forðast dýrar óvæntar uppákomur, vernda traust skurðlækna og halda útboðum áfram.

Helstu veitingar

• Meðhöndlaðu „verð“ sem heildarkostnað sem landað hefur verið , þar á meðal biðminni, hraðgreiðslur, skemmdir/skil og fylgiskjöl.

• Vottun er ekki það sama og staðbundin markaðsviðurkenning. Staðfestu innflutnings- og merkingarkröfur snemma, sérstaklega fyrir fjölþjóðaáætlanir.

• Ekki sætta þig við bjartsýnistíma. Biðjið um tímanlega mælikvarða og breytileika og prófið áður en þú skuldbindur þig.

• Rekjanleiki og CAPA viðbrögð skipta jafn miklu máli og vöruforskriftir.

• Skipting er breytingastjórnun. Skipuleggðu bakka, þjálfun og hreint skila-/skiptaverkflæði.

Mistök #1: Að meðhöndla einingarverð sem raunverulegan kostnað (og hunsa landaðan kostnað)

Algengasta skiptivillan er að semja um frábært einingaverð og uppgötva síðan að framlegðin hverfur eftir fyrsta ársfjórðung.

Faldir kostnaðarvaldar þegar skipt er um birgja hafa tilhneigingu til að safnast saman á sömu stöðum:

• Birgðastuðlarar : þú hefur auka lager vegna þess að þú treystir ekki nýja afgreiðslutímanum ennþá.

• Flýtir : þú borgar fyrir að laga spávillur og tafir á sendingu.

• Skemmdir, ófrjósemishindranir og skil : pökkunar- og meðhöndlunarvandamál koma ekki fram í tilboði.

• Skjalakostnaður : teymið þitt eyðir tíma í að elta uppi vantað vottorð, þýðingar og endurskoðun.

• Tekjuleki (þegar niðurstreymisskjöl eru sóðaleg): ósamræmi í pappírsvinnu og villur í vöruútgáfu geta skapað reikningsnúning og endurvinnslu.

Viðvörun : Ef þú getur ekki gert líkön við landkostnað geturðu ekki borið saman birgja. Þú ert bara að bera saman tilvitnanir.

Hvað á að gera í staðinn: Búðu til vinnublað fyrir landkostnað áður en þú skrifar undir

Notaðu einfalt vinnublað fyrir verðlaun og gerðu það að hliðarhlut í birgjaskiptanum þínum.

Lágmarkslínur sem innihalda:

• Frakt, tryggingar, tollar, miðlaragjöld og geymsla

• Öryggisbirgðir (vikur) sem þú átt á meðan á umskiptum stendur

• Væntanlegt hraðahlutfall (jafnvel þó það sé „versta tilvik“) og kostnaður á hverja hraða

• Verkflæðiskostnaður skila/skipta (tími + frakt)

• Skjalavinna (QA/RA klukkustundir) fyrstu 90 dagana

Hvað á að spyrja hvaða bæklunarþjónustuaðila sem er

• Hvaða Incoterms notar þú venjulega og hvað er innifalið?

• Hver er staðlaða umbúðauppsetningin þín og hvernig staðfestir þú að dauðhreinsuð hindrun sé í lagi meðan á flutningi stendur?

• Hvert er ferlið þitt þegar sending er seinkuð eða ófullnægjandi?

Þar sem XC Medico passar

Ef þú vilt gera landkostnað fyrirsjáanlegan þarftu rekstrarsýnileika. Nálgun XC Medico er að gera framboðsframmistöðu mælanlegan (til dæmis með því að samræma eftirlitsstöðvar pöntunarstöðu og KPI birgja eins og afhendingu á réttum tíma og heilleika), svo „raunverulegur kostnaður“ komi ekki á óvart síðar.

Fyrir dreifingaraðila sem selja víðsvegar um Ameríku getur XC Medico einnig stutt LATAM-væna uppfyllingarvalkosti, þar með talið Mexíkó-undirstaða leið þar sem við á, til að draga úr núningi yfir landamæri. Líttu á þetta sem áreiðanleikakönnunaratriði: biddu skriflega um tiltekna braut, skilmála og ábyrgð.

Mistök #2: Miðað við ferðalög vottorða (CE/FDA er ekki það sama og staðbundið samþykki)

Dreifingaraðili getur sannreynt CE, séð FDA-úttektarnúmer og gert ráð fyrir að farið sé í grundvallaratriðum. Þá biður fyrsta útboðið um skjal sem þú ert ekki með, eða staðbundnar merkingar kröfur knýja fram endurmerkingarverkefni sem þú gafst ekki fjárhagsáætlun fyrir.

Tvær hagnýtar áminningar:

• Í Bandaríkjunum getur FDA staðfest skráningu/skráningu starfsstöðvar og (þar sem við á) upplýsingar um framlagningu fyrir markaðssetningu meðan á innflutningi stendur. Misræmi getur hægt á eða stöðvað inngöngu. Sjá yfirlit Matvælastofnunar um innflutning lækningatækja fyrir hvað er athugað við landamærin.

• Í Mexíkó krefjast COFEPRIS leiðir almennt staðbundins skráningarhafa og væntinga um spænska merkingu/IFU. Útgangspunktur er COFEPRIS skráningaryfirlit Emergo.

Key Takeaway : 'Alheimssamhæft' er ekki skjalasett. Það er ferli. Kröfur eru mismunandi eftir löndum og vöruflokkun.

Hvað á að gera í staðinn: biðja um markaðstilbúinn skjalapakka

Áður en þú leggur inn alvarlega pöntun skaltu krefjast stjórnaðs útgáfaðs skjalapakka sem QA/RA teymið þitt getur staðfest.

Biðjið að minnsta kosti um:

• ISO 13485 vottorð (núverandi)

• CE vottorð og upplýsingar um umfang (þar sem við á)

• FDA 510(k) tilvísunarupplýsingar (þar sem við á)

• Rekjanleiki/UDI nálgun (hvernig þú munt rekja lotu/lotu)

• Merkingar og IFU skrár með endurskoðunareftirliti og þýðingaráætlun

• Breyta tilkynningastefnu (hvernig þú verður látinn vita þegar eitthvað breytist)

Þar sem XC Medico passar

XC Medico staðsetur sig sem skjöl-tilbúin fyrir dreifingaraðila sem þurfa sönnunargögn um samræmi, ekki slagorð. Í útgefnu efni fyrirtækisins er lögð áhersla á ISO 13485 og alþjóðlega vottun, auk rekjanleika (þar á meðal UDI leysimerkingar fyrir loturakningu).

Ef þú vilt hafa skipulagðan upphafspunkt fyrir staðfestingu birgja geturðu líka vísað til XC Medico ortopedic OEM/ODM innkaupahandbók , sem er skrifuð fyrir innkaupateymi sem þurfa mat á gátlistastíl, ekki bækling.

Mistök #3: Að trúa bjartsýnum leiðtíma þegar skipt er um bæklunarbirgja

Birgir getur staðið við tilvitnuð afgreiðslutíma og samt verið illa við hæfi.

Dýri bilunarhamurinn er breytileiki: afgreiðslutímar breytast, hlutasendingar birtast og teymið þitt endar með að keyra á hraða og biðjast afsökunar.

Þessi breytileiki neyðir dreifingaraðila í varnarhegðun:

• Meira öryggisbirgðir (fjármagn bundið)

• Brýnari vöruflutningar

• Fleiri skiptingar og bakpantanir

• Meiri gremju skurðlæknis þegar sett er ekki lokið

Fyrir birgðastærðfræðina á bak við þetta, sjá útskýringu á því hvernig breytileiki í leiðslutíma knýr öryggisbirgðir og þjónustustig áfram.

Hvað á að gera í staðinn: skilgreindu KPI settið og prufaðu það

Ekki biðja um „hraða afhendingu.“ Biddu um mælanlegan árangur.

KPIs sem dreifingaraðilar geta notað í skorkorti birgja eru:

• OTIF (á réttum tíma, að fullu)

• Áreiðanleiki og dreifni á leiðslutíma

• Afturpöntunarhlutfall

• Flýta hlutfall

• Kvörtunarhlutfall og CAPA lokunartími

Listi á látlausum tungumálum yfir algengar mælikvarðar birgja er tekinn saman af Institute for Supply Management í yfirliti yfir birgja OTIF og leiðtímaáreiðanleika KPI.

Þar sem XC Medico passar

Þetta er eitt svið þar sem gagnsæi slær loforð. XC Medico getur samræmt sig dreifingaraðilum um rekstrarkennslumælikvarða sem skipta máli, síðan sannað frammistöðu á stigum rampi (flugmanns-SKUs, takmarkað landsvæði, skilgreindir endurpöntunarpunktar) áður en hann stækkar.

Ef þú ert að skipuleggja skipti skaltu biðja um KPI hraða (vikulega við umskipti, síðan mánaðarlega) og skýra stigmögnunarleið þegar hætta er á að sending missi af glugganum.

Mistök #4: Skipta um vörunúmer án þess að staðfesta rekjanleika, kvartanir og CAPA viðbragðsflýti

Dreifingaraðilar einbeita sér oft að vöruforskriftum og uppgötva svo of seint að vinnuflæði gæðakerfisins eru ekki dreifingarvæn.

Hagnýtur skiptigátlisti þarf að ná yfir:

• Hvernig lotur/lotur eru auðkenndar og raktar

• Hvað gerist þegar kvörtun berst

• Hversu fljótt CAPA er opnað, sent og lokað

• Hvernig vörubreytingum er stjórnað (og hvernig þú færð tilkynningu)

Ef nýi birgirinn getur ekki stutt við hraðvirkan, hreinan rekjanleika og verkflæði til úrbóta, eykst rekstrarkostnaður þinn jafnvel þótt ígræðslan sjálf skili sér vel.

Hvað á að gera í staðinn: prófaðu gæðakerfið eins og þú notar það

Á meðan á hæfi stendur skaltu keyra 'borðatvik' með birgjum:

• Biðja um rekjanleikadæmi fyrir eitt vörunúmer (frá hráefni til fullbúið tæki, á því stigi sem þeir geta deilt)

• Biðjið um CAPA tímalínuna og hver á samskipti dreifingaraðila

• Biddu um nákvæm skjöl sem þú færð þegar breyting er gerð (og hversu langt fram í tímann)

Þar sem XC Medico passar

Birt staðsetning XC Medico felur í sér rekjanleikaaðferðir eins og UDI leysimerkingu fyrir loturakningu, sem skiptir máli fyrir endurskoðun dreifingaraðila og meðhöndlun kvartana.

Ef þú vilt meta svörun, ekki giska. Byrjaðu á þjónustustaðlinum: XC Medico birtir svar SLA og stuðningsstefnu í sínum stuðningur og viðbrögð SLA síða eftir sölu . Notaðu það sem grunnlínu fyrir það sem þú býst við frá hvaða birgi sem er.

Mistök #5: Vanmeta breytingastjórnunarvinnuna (traust skurðlæknis, bakkar, þjálfun, skil)

Birgjaskipti er ekki aðeins innkaupaaðgerð. Það breytir því hvernig sjúkrahús upplifa þig.

Ef þú sleppir breytingastjórnun birtist kostnaðurinn sem:

• Hægari ættleiðing frá skurðlæknum sem kjósa gamla settið

• Daglegur núningur þegar bakkar eru ekki heilir eða kunnuglegir

• Aukning í „litlum“ brýnum beiðnum sem brjóta flutningaáætlun þína

• Sóðaleg skil og skipti sem tæma tímann

Hvað á að gera í staðinn: keyra rofann eins og skiptingu í áföngum

Hagnýt útfærsluáætlun lítur svona út:

1. Umfang flugmanna : veldu þétt sett af SKU og eina landafræði.

2. Þjálfun : skilgreinið samhæfni hljóðfæra og þjálfunarþarfir.

3. Stilla heilleika : staðfestu stillingar bakka og áfyllingarverkflæði.

4. Skil/skipti : skjalfestu hraðleið fyrstu 90 dagana.

5. Stærð : stækkaðu aðeins þegar OTIF og kvörtunarverkflæði eru stöðug.

Þar sem XC Medico passar

Fyrir dreifingaraðila sem þurfa breidd, getur framleiðslusafn XC Medico og mælikvarðastaðasetning stutt fjölkerfa áætlanagerð. Góður upphafspunktur er flokkadýpt innihald þeirra, svo sem áverka læsa plötur framleiðanda handbók og yfirlit yfir framleiðslu og gæðakerfi , notaðu síðan flugmanninn þinn til að sannreyna þjónustuveruleikann.

Einfaldur gátlisti fyrir birgjaskipta (copy/paste)

Notaðu þetta sem gátlista fyrir innri hlið áður en þú skuldbindur þig:

• Vinnublað fyrir landað kostnað klárað og farið yfir af fjármálum

• Samræmiskröfur markaða fyrir markaði staðfestar (merkimiðar/tungumál IFU, skráningarslóð)

• Útgáfustýrður skjalapakki móttekinn og staðfestur af QA/RA

• KPI skorkort samþykkt (OTIF, leiðtímafrávik, bakpantanir, CAPA svar)

• Flugmaður skilgreindur (SKUs, landafræði, endurröðunarpunktar, stigmögnunarreglur)

• Skila-/skiptaferli samþykkt og prófað

Næstu skref

Ef þú vilt hagnýtan staðfestingarpakka til að skipta um bæklunarbirgðir (skjalalista + KPI skorkortasniðmát) skaltu biðja um það frá XC Medico og keyra það gegn núverandi birgi þínum og stutta listanum þínum.

(Hafðu það leiðinlegt. Leiðinlegt er gott í samræmi og aðfangakeðju.)