ઓર્થોપેડિક સપ્લાયર્સ સ્વિચ કરતી વખતે ટોચની 5 મોંઘી ભૂલો વિતરકો કરે છે

ઓર્થોપેડિક સપ્લાયર્સને સ્વિચ કરવું એ એક સ્માર્ટ ચાલ હોઈ શકે છે. બહેતર કવરેજ, સારી કિંમતો, ઓછા બેકઓર્ડર્સ.

પરંતુ વિતરકો ભાગ્યે જ તેઓ દ્વારા વાટાઘાટ કરેલ ભાગ દ્વારા નુકસાન થાય છે. તેઓ જે ભાગને માન્ય કરતા ન હતા તેનાથી તેઓને નુકસાન થાય છે: જમીનની કિંમત, સ્થાનિક અનુપાલન વિગતો, લીડ-ટાઇમ વેરિએબિલિટી અને એકવાર પ્રથમ તાત્કાલિક ઓર્ડર હિટ થઈ જાય પછી રોજિંદા સેવાની વાસ્તવિકતા.

આ લેખ તબીબી ઉપકરણ વિતરકો માટે જોખમ-પ્રથમ માળખું છે જેઓ સ્વિચનું સક્રિયપણે મૂલ્યાંકન કરી રહ્યાં છે. ધ્યેય સરળ છે: ખર્ચાળ આશ્ચર્ય ટાળો, સર્જનના વિશ્વાસનું રક્ષણ કરો અને ટેન્ડરોને આગળ વધતા રાખો.

મુખ્ય ઉપાયો

• 'કિંમત' ને કુલ જમીનની કિંમત તરીકે ગણો , જેમાં બફર્સ, ઝડપી, નુકસાન/વળતર અને દસ્તાવેજીકરણ ઓવરહેડનો સમાવેશ થાય છે.

• પ્રમાણપત્રો સ્થાનિક બજાર સ્વીકૃતિ સમાન નથી. આયાત અને લેબલિંગ જરૂરિયાતોને વહેલા માન્ય કરો, ખાસ કરીને બહુ-દેશી યોજનાઓ માટે.

• આશાવાદી લીડ ટાઈમ સ્વીકારશો નહીં. તમે કમિટ કરો તે પહેલાં સમયસર મેટ્રિક્સ અને પરિવર્તનક્ષમતા અને પાઇલટ માટે પૂછો.

• ટ્રેસેબિલિટી અને CAPA પ્રતિભાવ એ પ્રોડક્ટ સ્પેક્સ જેટલું જ મહત્વનું છે.

• સ્વિચ કરવું એ ચેન્જ મેનેજમેન્ટ છે. ટ્રે, તાલીમ અને સ્વચ્છ વળતર/રિપ્લેસમેન્ટ વર્કફ્લોની યોજના બનાવો.

ભૂલ #1: એકમની કિંમતને વાસ્તવિક કિંમત તરીકે ગણવી (અને જમીનની કિંમતને અવગણવી)

સૌથી સામાન્ય સ્વિચિંગ ભૂલ એ છે કે એક મહાન એકમની કિંમતની વાટાઘાટ કરવી, પછી પ્રથમ ક્વાર્ટર પછી માર્જિન અદૃશ્ય થઈ જાય તે શોધવું.

સપ્લાયર સ્વિચ દરમિયાન છુપાયેલા ખર્ચ ડ્રાઇવરો સમાન સ્થળોએ ક્લસ્ટર થાય છે:

• ઇન્વેન્ટરી બફર્સ : તમે વધારાનો સ્ટોક ધરાવો છો કારણ કે તમને હજુ સુધી નવા લીડ ટાઇમ પર વિશ્વાસ નથી.

• ઝડપી : તમે આગાહી ભૂલો અને શિપમેન્ટ વિલંબને ઠીક કરવા માટે ચૂકવણી કરો છો.

• નુકસાન, વંધ્યત્વ અવરોધ જોખમ અને વળતર : પેકેજિંગ અને હેન્ડલિંગ મુદ્દાઓ ક્વોટ પર દેખાતા નથી.

• દસ્તાવેજીકરણ ઓવરહેડ : તમારી ટીમ ગુમ થયેલ પ્રમાણપત્રો, અનુવાદો અને પુનરાવર્તનોનો પીછો કરવામાં સમય વિતાવે છે.

• રેવન્યુ લીકેજ (જ્યારે ડાઉનસ્ટ્રીમ ડોક્યુમેન્ટેશન અવ્યવસ્થિત હોય છે): મેળ ન ખાતું પેપરવર્ક અને આઇટમ માસ્ટરની ભૂલો બિલિંગ ઘર્ષણ અને પુનઃકાર્ય કરી શકે છે.

ચેતવણી : જો તમે જમીનની કિંમતનું મોડેલ ન બનાવી શકો, તો તમે સપ્લાયર્સની તુલના કરી શકતા નથી. તમે ફક્ત અવતરણોની તુલના કરી રહ્યાં છો.

તેના બદલે શું કરવું: તમે હસ્તાક્ષર કરતા પહેલા લેન્ડ-કોસ્ટ વર્કશીટ બનાવો

એક સરળ પ્રી-એવોર્ડ વર્કશીટનો ઉપયોગ કરો અને તેને તમારા સપ્લાયર સ્વિચમાં ગેટીંગ આઇટમ બનાવો.

શામેલ કરવા માટે ન્યૂનતમ લાઇન આઇટમ્સ:

• નૂર, વીમો, ફરજો, બ્રોકર ફી અને સંગ્રહ

• સંક્રમણ દરમિયાન સલામતી સ્ટોક (અઠવાડિયા) તમારી પાસે રહેશે

• અપેક્ષિત ઝડપી ગુણોત્તર (ભલે તે 'સૌથી ખરાબ કેસ' હોય) અને ઝડપી પ્રતિ ખર્ચ

• વળતર/રિપ્લેસમેન્ટ વર્કફ્લો ખર્ચ (સમય + નૂર)

• પ્રથમ 90 દિવસ માટે દસ્તાવેજીકરણ પ્રયાસ (QA/RA કલાક).

કોઈપણ ઓર્થોપેડિક સપ્લાયરને શું પૂછવું

• તમે સામાન્ય રીતે કયા ઇનકોટર્મ્સનો ઉપયોગ કરો છો અને તેમાં શું શામેલ છે?

• તમારું પ્રમાણભૂત પેકેજિંગ રૂપરેખાંકન શું છે અને તમે પરિવહન દરમિયાન જંતુરહિત અવરોધ અખંડિતતાને કેવી રીતે માન્ય કરશો?

• જ્યારે શિપમેન્ટ વિલંબિત અથવા અપૂર્ણ હોય ત્યારે તમારી પ્રક્રિયા શું છે?

જ્યાં એક્સસી મેડિકો ફીટ થાય છે

જો તમે જમીનની કિંમતને અનુમાનિત બનાવવા માંગો છો, તો તમારે ઓપરેશનલ વિઝિબિલિટીની જરૂર છે. એક્સસી મેડિકોનો અભિગમ સપ્લાય કામગીરીને માપી શકાય તેવું બનાવવાનો છે (ઉદાહરણ તરીકે, ઑર્ડર સ્ટેટસ ચેકપોઇન્ટ્સ અને સપ્લાયર KPIs જેમ કે ઑન-ટાઇમ ડિલિવરી અને સંપૂર્ણતા પર સંરેખિત કરીને), તેથી 'વાસ્તવિક ખર્ચ' પાછળથી આશ્ચર્યજનક રીતે આવતું નથી.

સમગ્ર અમેરિકામાં વેચાણ કરતા વિતરકો માટે, XC મેડિકો સરહદ-પાર ઘર્ષણ ઘટાડવા માટે, જ્યાં લાગુ હોય ત્યાં મેક્સિકો-આધારિત રૂટીંગ સહિત, LATAM-મૈત્રીપૂર્ણ પરિપૂર્ણતા વિકલ્પોને પણ સમર્થન આપી શકે છે. આને ડ્યુ-ડિલિજન્સ આઇટમ તરીકે ગણો: લેખિતમાં ચોક્કસ લેન, શરતો અને જવાબદારીઓ માટે પૂછો.

ભૂલ #2: પ્રમાણપત્રોની મુસાફરી ધારી લેવી (CE/FDA એ સ્થાનિક મંજૂરી સમાન નથી)

વિતરક CE ની ચકાસણી કરી શકે છે, FDA ક્લિયરન્સ નંબર જોઈ શકે છે અને અનુપાલન કાર્ય મૂળભૂત રીતે પૂર્ણ થયું હોવાનું માની શકે છે. પછી પ્રથમ ટેન્ડર તમારી પાસે ન હોય તેવા દસ્તાવેજ માટે પૂછે છે, અથવા સ્થાનિક લેબલિંગ આવશ્યકતાઓ રિબેલિંગ પ્રોજેક્ટ માટે દબાણ કરે છે જેના માટે તમે બજેટ કર્યું નથી.

બે વ્યવહારુ રીમાઇન્ડર્સ:

• યુ.એસ.માં, FDA આયાત સમીક્ષા દરમિયાન સ્થાપના નોંધણી/સૂચિ અને (જ્યાં લાગુ પડતું હોય) પ્રીમાર્કેટ સબમિશન માહિતીની ચકાસણી કરી શકે છે. મિસમેચ પ્રવેશ ધીમું અથવા બંધ કરી શકે છે. સરહદ પર શું તપાસવામાં આવે છે તે માટે FDA ની આયાત તબીબી ઉપકરણોની ઝાંખી જુઓ.

• મેક્સિકોમાં, COFEPRIS પાથવે માટે સામાન્ય રીતે સ્થાનિક નોંધણી ધારક અને સ્પેનિશ લેબલિંગ/IFU અપેક્ષાઓ જરૂરી છે. પ્રારંભિક બિંદુ એ ઇમર્ગોની COFEPRIS નોંધણી ઝાંખી છે.

કી ટેકઅવે : 'વૈશ્વિક રીતે સુસંગત' એ દસ્તાવેજનો સેટ નથી. તે એક પ્રક્રિયા છે. જરૂરિયાતો દેશ અને ઉત્પાદન વર્ગીકરણ દ્વારા બદલાય છે.

તેના બદલે શું કરવું: બજાર માટે તૈયાર દસ્તાવેજીકરણ પેકની વિનંતી કરો

તમે ગંભીર ઑર્ડર આપો તે પહેલાં, તમારી QA/RA ટીમ માન્ય કરી શકે તેવા નિયંત્રિત, સંસ્કરણવાળા દસ્તાવેજીકરણ પૅકની જરૂર છે.

ઓછામાં ઓછું, આ માટે પૂછો:

• ISO 13485 પ્રમાણપત્ર (વર્તમાન)

• CE પ્રમાણપત્ર(ઓ) અને અવકાશ વિગતો (જ્યાં લાગુ હોય)

• FDA 510(k) સંદર્ભ વિગતો (જ્યાં લાગુ હોય)

• ટ્રેસેબિલિટી/UDI અભિગમ (તમે બેચ/લોટને કેવી રીતે ટ્રૅક કરશો)

• પુનરાવર્તન નિયંત્રણ અને અનુવાદ યોજના સાથે લેબલિંગ અને IFU ફાઇલો

• સૂચના નીતિ બદલો (જ્યારે કંઈક બદલાય છે ત્યારે તમને કેવી રીતે જાણ કરવામાં આવશે)

જ્યાં XC મેડિકો બંધબેસે છે

XC Medico પોતાને દસ્તાવેજીકરણ-તૈયાર વિતરકો માટે સ્થાન આપે છે જેમને અનુપાલન પુરાવાની જરૂર હોય છે, સૂત્રોની નહીં. કંપનીની પ્રકાશિત સામગ્રી ISO 13485 અને આંતરરાષ્ટ્રીય પ્રમાણપત્ર કવરેજ, વત્તા ટ્રેસેબિલિટી પ્રેક્ટિસ (બેચ ટ્રેકિંગ માટે UDI લેસર માર્કિંગ સહિત) પર ભાર મૂકે છે.

જો તમને સપ્લાયરની માન્યતા માટે સંરચિત પ્રારંભિક બિંદુ જોઈએ છે, તો તમે તેનો સંદર્ભ પણ લઈ શકો છો XC મેડિકો ઓર્થોપેડિક OEM/ODM પ્રાપ્તિ માર્ગદર્શિકા , જે પ્રાપ્તિ ટીમો માટે લખાયેલ છે જેમને પુસ્તિકા નહીં પણ ચેકલિસ્ટ-શૈલી મૂલ્યાંકનની જરૂર હોય છે.

ભૂલ #3: ઓર્થોપેડિક સપ્લાયર્સ સ્વિચ કરતી વખતે આશાવાદી લીડ ટાઇમ પર વિશ્વાસ કરવો

સપ્લાયર ક્વોટેડ લીડ ટાઈમ પૂરી કરી શકે છે અને તે હજુ પણ ખરાબ ફિટ હોઈ શકે છે.

ખર્ચાળ નિષ્ફળતા મોડ એ પરિવર્તનશીલતા છે: લીડ ટાઈમ સ્વિંગ, આંશિક શિપમેન્ટ્સ દેખાય છે અને તમારી ટીમ ઝડપી અને માફી માંગીને સમાપ્ત થાય છે.

તે પરિવર્તનશીલતા વિતરકોને રક્ષણાત્મક વર્તનમાં દબાણ કરે છે:

• વધુ સલામતી સ્ટોક (મૂડી બાંધી)

• વધુ તાત્કાલિક નૂર

• વધુ અવેજી અને બેકઓર્ડર્સ

• જ્યારે સેટ પૂર્ણ ન થાય ત્યારે સર્જન વધુ હતાશા

આ પાછળના ઇન્વેન્ટરી ગણિત માટે, લીડ-ટાઇમ વેરિએબિલિટી સલામતી સ્ટોક અને સેવા સ્તરોને કેવી રીતે ચલાવે છે તેનું સમજૂતી જુઓ.

તેના બદલે શું કરવું: KPI સેટને વ્યાખ્યાયિત કરો અને તેને પાયલોટ કરો

'ઝડપી ડિલિવરી' માટે પૂછશો નહીં. માપી શકાય તેવા પ્રદર્શન માટે પૂછો.

KPIs વિતરકો સપ્લાયર સ્કોરકાર્ડમાં ઉપયોગ કરી શકે છે તેમાં નીચેનાનો સમાવેશ થાય છે:

• OTIF (સમયસર, સંપૂર્ણ)

• લીડ-ટાઇમ વિશ્વસનીયતા અને તફાવત

• બેકઓર્ડર દર

• ઝડપી ગુણોત્તર

• ફરિયાદ દર અને CAPA બંધ થવાનો સમય

સામાન્ય સપ્લાયર મેટ્રિક્સની સાદી-ભાષાની સૂચિને ઈન્સ્ટિટ્યૂટ ફોર સપ્લાય મેનેજમેન્ટ દ્વારા તેના સપ્લાયર OTIF અને લીડ-ટાઇમ વિશ્વસનીયતા KPI વિહંગાવલોકનમાં સારાંશ આપવામાં આવે છે.

જ્યાં XC મેડિકો બંધબેસે છે

આ એક એવું ક્ષેત્ર છે જ્યાં પારદર્શિતા વચનોથી આગળ છે. XC મેડિકો ઓપરેશનલ KPIs પર વિતરકો સાથે સંરેખિત કરી શકે છે જે મહત્વનું છે, પછી વિસ્તરણ કરતા પહેલા સ્ટેજ્ડ રેમ્પ (પાયલોટ SKU, મર્યાદિત ભૌગોલિક, નિર્ધારિત પુનઃક્રમાંક બિંદુઓ) માં પ્રદર્શન સાબિત કરી શકે છે.

જો તમે સ્વિચનું આયોજન કરી રહ્યાં હોવ, તો KPI કેડેન્સ (સંક્રમણ દરમિયાન સાપ્તાહિક, પછી માસિક) અને જ્યારે શિપમેન્ટ વિન્ડો ખૂટે છે ત્યારે સ્પષ્ટ એસ્કેલેશન પાથ માટે પૂછો.

ભૂલ #4: ટ્રેસિબિલિટી, ફરિયાદો અને CAPA પ્રતિભાવને માન્ય કર્યા વિના SKU સ્વિચ કરવું

ડિસ્ટ્રિબ્યુટર્સ ઘણીવાર ઉત્પાદનના સ્પેક્સ પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરે છે, પછી ખૂબ મોડેથી ખબર પડે છે કે ગુણવત્તા સિસ્ટમ વર્કફ્લો ડિસ્ટ્રિબ્યુટર-ફ્રેંડલી નથી.

વ્યવહારુ સ્વિચિંગ ચેકલિસ્ટને આવરી લેવાની જરૂર છે:

• કેવી રીતે લોટ/બેચ ઓળખવામાં આવે છે અને ટ્રેક કરવામાં આવે છે

• જ્યારે ફરિયાદ આવે ત્યારે શું થાય છે

• CAPA કેટલી ઝડપથી ખોલવામાં આવે છે, સંચાર થાય છે અને બંધ થાય છે

• ઉત્પાદન ફેરફારો કેવી રીતે નિયંત્રિત થાય છે (અને તમને કેવી રીતે સૂચિત કરવામાં આવશે)

જો નવા સપ્લાયર ઝડપી, સ્વચ્છ ટ્રેસેબિલિટી અને સુધારાત્મક ક્રિયાના વર્કફ્લોને સપોર્ટ ન કરી શકે, તો ઇમ્પ્લાન્ટ પોતે સારું પ્રદર્શન કરે તો પણ તમારી ઓપરેશનલ કોસ્ટ વધે છે.

તેના બદલે શું કરવું: ગુણવત્તા પ્રણાલીનું પરીક્ષણ કરો જેમ કે તમે તેનો ઉપયોગ કરશો

લાયકાત દરમિયાન, સપ્લાયર સાથે 'ટેબલટોપ ઘટના' ચલાવો:

• એક SKU માટે ટ્રેસેબિલિટી ઉદાહરણની વિનંતી કરો (કાચા માલથી લઈને ફિનિશ્ડ ડિવાઇસ સુધી, તેઓ શેર કરી શકે તે સ્તર પર)

• CAPA સમયરેખા માટે પૂછો અને વિતરક સંચાર કોણ ધરાવે છે

• જ્યારે ફેરફાર કરવામાં આવે ત્યારે તમને પ્રાપ્ત થતા ચોક્કસ દસ્તાવેજો માટે પૂછો (અને કેટલા અગાઉથી)

જ્યાં XC મેડિકો બંધબેસે છે

XC મેડિકોના પ્રકાશિત પોઝિશનિંગમાં બેચ ટ્રેકિંગ માટે UDI લેસર માર્કિંગ જેવી ટ્રેસેબિલિટી પ્રેક્ટિસનો સમાવેશ થાય છે, જે ડિસ્ટ્રિબ્યુટર ઑડિટની તૈયારી અને ફરિયાદના સંચાલન માટે સંબંધિત છે.

જો તમે પ્રતિભાવનું મૂલ્યાંકન કરવા માંગતા હો, તો અનુમાન ન કરો. સેવા માનક સાથે પ્રારંભ કરો: XC Medico તેનામાં પ્રતિભાવ SLA અને સમર્થન નીતિ પ્રકાશિત કરે છે વેચાણ પછીનું સમર્થન અને પ્રતિભાવ SLA પૃષ્ઠ . તમે કોઈપણ સપ્લાયર પાસેથી જે અપેક્ષા રાખો છો તેના માટે તેનો આધારરેખા તરીકે ઉપયોગ કરો.

ભૂલ #5: ફેરફાર-વ્યવસ્થાપન કાર્યને ઓછો અંદાજ (સર્જન ટ્રસ્ટ, ટ્રે, તાલીમ, વળતર)

સપ્લાયર સ્વિચ એ માત્ર એક પ્રાપ્તિ ક્રિયા નથી. તે હોસ્પિટલો તમારા અનુભવને બદલે છે.

જો તમે ફેરફારનું સંચાલન છોડો છો, તો ખર્ચ આ રીતે દેખાશે:

• જૂના સેટને પસંદ કરતા સર્જનો પાસેથી ધીમી દત્તક લેવા

• જ્યારે ટ્રે સંપૂર્ણ અથવા પરિચિત ન હોય ત્યારે કેસ-ડે ઘર્ષણ

• 'નાની' તાકીદની વિનંતીઓમાં વધારો જે તમારી લોજિસ્ટિક્સ યોજનાને તોડે છે

• અવ્યવસ્થિત વળતર અને રિપ્લેસમેન્ટ જે સમયને ડ્રેઇન કરે છે

તેના બદલે શું કરવું: તબક્કાવાર રોલઆઉટની જેમ સ્વિચ ચલાવો

વ્યવહારુ રોલઆઉટ પ્લાન આના જેવો દેખાય છે:

1. પાયલોટ સ્કોપ : SKU નો ચુસ્ત સેટ અને એક ભૂગોળ પસંદ કરો.

2. તાલીમ : સાધનની સુસંગતતા અને તાલીમ જરૂરિયાતોને વ્યાખ્યાયિત કરો.

3. સંપૂર્ણતા સેટ કરો : ટ્રે રૂપરેખાંકન અને ફરી ભરપાઈ વર્કફ્લો ચકાસો.

4. રિટર્ન/રિપ્લેસમેન્ટઃ પ્રથમ 90 દિવસ માટે ઝડપી પાથનો દસ્તાવેજ કરો.

5. સ્કેલ : જ્યારે OTIF અને ફરિયાદ વર્કફ્લો સ્થિર હોય ત્યારે જ વિસ્તૃત કરો.

જ્યાં XC મેડિકો બંધબેસે છે

વિતરકો કે જેને પહોળાઈની જરૂર છે, XC મેડિકોનો મેન્યુફેક્ચરિંગ પોર્ટફોલિયો અને સ્કેલ પોઝિશનિંગ મલ્ટિ-સિસ્ટમ પ્લાનિંગને સમર્થન આપી શકે છે. એક સારો પ્રારંભિક બિંદુ તેમની શ્રેણી ઊંડાઈ સામગ્રી છે, જેમ કે ટ્રોમા લોકીંગ પ્લેટ્સ ઉત્પાદક માર્ગદર્શિકા અને ઉત્પાદન અને ગુણવત્તા સિસ્ટમ વિહંગાવલોકન , પછી સેવા વાસ્તવિકતા માન્ય કરવા માટે તમારા પાયલોટનો ઉપયોગ કરો.

એક સરળ સપ્લાયર-સ્વિચ ચેકલિસ્ટ (કોપી/પેસ્ટ)

તમે પ્રતિબદ્ધતા પહેલા આનો ઉપયોગ તમારી આંતરિક ગેટિંગ ચેકલિસ્ટ તરીકે કરો:

• લેન્ડેડ-કોસ્ટ વર્કશીટ પૂર્ણ અને ફાઇનાન્સ દ્વારા સમીક્ષા

• માર્કેટ-બાય-માર્કેટ અનુપાલન આવશ્યકતાઓની પુષ્ટિ થઈ છે (લેબલ્સ/IFU ભાષા, નોંધણી પાથ)

• સંસ્કરણ-નિયંત્રિત દસ્તાવેજીકરણ પેક QA/RA દ્વારા પ્રાપ્ત અને માન્ય

• KPI સ્કોરકાર્ડ સંમત (OTIF, લીડ-ટાઇમ વેરિઅન્સ, બેકઓર્ડર્સ, CAPA પ્રતિસાદ)

• પાઇલોટ વ્યાખ્યાયિત (SKUs, ભૂગોળ, પુનઃક્રમાંકિત બિંદુઓ, એસ્કેલેશન નિયમો)

• રિટર્ન/રિપ્લેસમેન્ટ પ્રક્રિયા સંમત અને પરીક્ષણ

આગળનાં પગલાં

જો તમને ઓર્થોપેડિક સપ્લાયર્સ (દસ્તાવેજીકરણ ચેકલિસ્ટ + KPI સ્કોરકાર્ડ ટેમ્પલેટ) બદલવા માટે વ્યવહારુ માન્યતા પેક જોઈએ છે, તો XC મેડિકો પાસેથી વિનંતી કરો અને તેને તમારા વર્તમાન સપ્લાયર અને તમારી શોર્ટલિસ્ટ સામે ચલાવો.

(તેને કંટાળાજનક રાખો. કંટાળાજનક અનુપાલન અને સપ્લાય ચેઇનમાં સારું છે.)