5 najskupljih grešaka koje čine distributeri kada mijenjaju dobavljača ortopeda

Promjena dobavljača ortopedskih proizvoda može biti pametan potez. Bolja pokrivenost, bolje cijene, manje narudžbi.

Ali distributeri rijetko budu povrijeđeni dijelom o kojem su pregovarali. Povrijedi ih dio koji nisu potvrdili: cijena slijetanja, detalji o lokalnoj usklađenosti, varijabilnost u vremenu isporuke i svakodnevna usluga kada stigne prva hitna narudžba.

Ovaj članak je okvir koji se odnosi na rizik na prvom mjestu za distributere medicinskih uređaja koji aktivno procjenjuju prekidač. Cilj je jednostavan: izbjeći skupa iznenađenja, zaštititi povjerenje hirurga i održavati tendere u pokretu.

Ključni za poneti

• Tretirajte 'cijenu' kao ukupni trošak slijetanja , uključujući međuspremnike, ubrzanja, štetu/povrate i troškove dokumentacije.

• Certifikati nisu isto što i prihvaćanje na lokalnom tržištu. Rano potvrdite zahtjeve za uvoz i označavanje, posebno za planove za više zemalja.

• Ne prihvatajte optimistična vremena isporuke. Zatražite pravovremene metrike i varijabilnost i pilotirajte prije nego što se posvetite.

• Sljedivost i CAPA odziv su važni koliko i specifikacije proizvoda.

• Prebacivanje je upravljanje promjenama. Planirajte tacne, obuku i čist proces vraćanja/zamjene.

Greška br. 1: Tretiranje jedinične cijene kao stvarne cijene (i ignoriranje cijene zemljišta)

Najčešća greška pri prebacivanju je pregovaranje o velikoj jediničnoj cijeni, a zatim otkrivanje da marže nestaju nakon prvog tromjesečja.

Skriveni pokretači troškova tokom promjene dobavljača imaju tendenciju da se grupišu na istim mjestima:

• Zalihe zaliha : nosite dodatne zalihe jer još ne vjerujete u novo vrijeme isporuke.

• Ubrzava : plaćate da ispravite greške u predviđanju i kašnjenja u isporuci.

• Oštećenje, rizik od barijere sterilnosti i povraćaj : problemi sa pakovanjem i rukovanjem se ne pojavljuju u ponudi.

• Režija dokumentacije : vaš tim provodi vrijeme u potrazi za nedostajućim certifikatima, prijevodima i revizijama.

• Curenje prihoda (kada je nizvodna dokumentacija neuredna): neusklađena papirologija i greške glavne stavke mogu stvoriti trenja u naplati i preradu.

Upozorenje : Ako ne možete modelirati cijenu slijetanja, ne možete upoređivati ​​dobavljače. Vi samo poredite citate.

Šta da uradite umesto toga: napravite radni list sa izračunatim troškovima pre nego što potpišete

Upotrijebite jednostavan radni list prije dodjele i učinite ga postavkom u vašem odabiru dobavljača.

Minimalne stavke koje treba uključiti:

• Transport, osiguranje, carine, brokerske naknade i skladištenje

• Sigurnosne zalihe (sedmice) koje ćete držati tokom tranzicije

• Očekivani omjer ubrzanja (čak i ako je u 'najgorem slučaju') i cijene po ubrzanju

• Troškovi toka posla za povrat/zamjenu (vrijeme + transport)

• Rad na dokumentaciji (QA/RA sati) za prvih 90 dana

Što pitati bilo kojeg ortopedskog dobavljača

• Koje Incoterms obično koristite i šta je uključeno?

• Koja je vaša standardna konfiguracija pakovanja i kako potvrđujete integritet sterilne barijere tokom transporta?

• Kakav je vaš proces kada pošiljka kasni ili nije potpuna?

Gdje se uklapa XC Medico

Ako želite da troškove sletanja učinite predvidljivim, potrebna vam je operativna vidljivost. Pristup XC Medico-a je da učini performanse isporuke mjerljivim (na primjer, usklađivanjem kontrolnih tačaka statusa narudžbe i KPI-ja dobavljača kao što su isporuka na vrijeme i kompletnost), tako da 'stvarni trošak' kasnije ne dođe kao iznenađenje.

Za distributere koji prodaju širom Amerike, XC Medico također može podržati opcije ispunjenja prilagođene LATAM-u, uključujući rutiranje u Meksiku gdje je to primjenjivo, kako bi se smanjila prekogranična trenja. Tretirajte ovo kao stavku dubinske pažnje: zatražite konkretnu traku, uslove i odgovornosti u pisanom obliku.

Greška br. 2: Pretpostavljamo da certifikati putuju (CE/FDA nije isto što i lokalno odobrenje)

Distributer može potvrditi CE, vidjeti broj odobrenja FDA i pretpostaviti da je posao usklađenosti u osnovi obavljen. Tada se u prvom tenderu traži dokument koji nemate, ili lokalni zahtjevi za označavanje prisiljavaju projekat ponovnog označavanja za koji niste planirali.

Dva praktična podsjetnika:

• U SAD-u, FDA može provjeriti registraciju/listing ustanove i (gdje je primjenjivo) informacije o podnošenju prije tržišta tokom pregleda uvoza. Nepodudarnosti mogu usporiti ili zaustaviti unos. Pogledajte pregled uvoza medicinskih uređaja FDA za ono što se provjerava na granici.

• U Meksiku, putevi COFEPRIS-a obično zahtijevaju lokalnog nositelja registracije i španjolsko označavanje/IFU očekivanja. Polazna tačka je Emergoov pregled registracije COFEPRIS.

Ključni zaključak : 'Globalno usklađeno' nije skup dokumenata. To je proces. Zahtjevi se razlikuju u zavisnosti od zemlje i klasifikacije proizvoda.

Šta učiniti umjesto toga: zatražite paket dokumentacije za tržište

Prije nego što pošaljete ozbiljnu narudžbu, zahtijevajte kontrolirani, verzionisani paket dokumentacije koji vaš QA/RA tim može potvrditi.

U najmanju ruku, tražite:

• ISO 13485 sertifikat (trenutni)

• CE certifikat(i) i detalji obima (gdje je primjenjivo)

• FDA 510(k) referentni detalji (gdje je primjenjivo)

• Pristup sljedivosti/UDI (kako ćete pratiti seriju/lot)

• Označavanje i IFU fajlovi sa kontrolom revizije i planom prevođenja

• Promjena pravila obavještenja (kako ćete biti obaviješteni kada se nešto promijeni)

Gdje se uklapa XC Medico

XC Medico se pozicionira kao spreman za dokumentaciju za distributere kojima su potrebni dokazi o usklađenosti, a ne slogani. Objavljeni materijali kompanije naglašavaju ISO 13485 i pokrivenost međunarodnom certifikacijom, plus prakse sljedivosti (uključujući UDI lasersko označavanje za praćenje serija).

Ako želite strukturiranu početnu tačku za provjeru valjanosti dobavljača, također možete uputiti na XC Medico ortopedski OEM/ODM vodič za nabavku , koji je napisan za timove za nabavku kojima je potrebna evaluacija u stilu kontrolne liste, a ne brošura.

Greška #3: Vjerovati u optimistična vremena isporuke kada mijenjate dobavljača ortopedskih proizvoda

Dobavljač može ispuniti navedeno vrijeme isporuke i još uvijek biti loš.

Skupi način neuspjeha je varijabilnost: vrijeme isporuke se mijenja, pojavljuju se djelomične pošiljke, a vaš tim na kraju radi na ubrzanju i izvinjenjima.

Ta varijabilnost prisiljava distributere na defanzivno ponašanje:

• Više sigurnosnih zaliha (vezani kapital)

• Hitniji teret

• Više zamjena i zaostalih narudžbi

• Više frustracija hirurga kada setovi nisu potpuni

Za matematiku inventara koja stoji iza ovoga, pogledajte objašnjenje kako varijabilnost u vremenu isporuke pokreće sigurnosne zalihe i nivoe usluga.

Šta učiniti umjesto toga: definirati KPI skup i pilotirati ga

Ne tražite 'brzu isporuku'. Tražite mjerljive performanse.

KPI-jevi koji distributeri mogu koristiti u tablici rezultata dobavljača uključuju:

• OTIF (na vrijeme, u cijelosti)

• Pouzdanost i varijansa u vremenu isporuke

• Stopa zaostalog naloga

• Omjer ubrzanja

• Stopa žalbi i vrijeme zatvaranja CAPA

Listu uobičajenih metrika dobavljača na jednostavnom jeziku sažima je Institut za upravljanje nabavkom u svom pregledu OTIF-a dobavljača i KPI pouzdanosti u vremenu isporuke.

Gdje se uklapa XC Medico

Ovo je oblast u kojoj transparentnost nadmašuje obećanja. XC Medico se može uskladiti s distributerima o operativnim KPI-ovima koji su bitni, a zatim dokazati učinak u postupnoj rampi (pilot SKU-ovi, ograničena geografska područja, definirane točke ponovnog naručivanja) prije proširenja.

Ako planirate promjenu, zatražite KPI kadencu (tjedno tokom tranzicije, a zatim mjesečno) i jasan put eskalacije kada postoji rizik da pošiljka propusti prozor.

Greška #4: Zamjena SKU-ova bez potvrđivanja sljedivosti, pritužbi i CAPA odziva

Distributeri se često fokusiraju na specifikacije proizvoda, a onda prekasno otkriju da radni tok sistema kvaliteta nije prilagođen distributerima.

Praktična kontrolna lista za prebacivanje treba da pokrije:

• Kako se identifikuju i prate serije/serije

• Šta se dešava kada dođe žalba

• Koliko brzo se CAPA otvaraju, komuniciraju i zatvaraju

• Kako se kontroliraju promjene proizvoda (i kako ćete biti obaviješteni)

Ako novi dobavljač ne može podržati brzu, čistu sljedivost i korektivne radnje, vaši operativni troškovi se povećavaju čak i ako sam implant dobro radi.

Šta učiniti umjesto toga: testirajte sistem kvaliteta kao da ćete ga koristiti

Tokom kvalifikacije, pokrenite 'stolni incident' sa dobavljačem:

• Zatražite primjer sljedivosti za jedan SKU (od sirovog materijala do gotovog uređaja, na nivou koji mogu dijeliti)

• Zatražite vremensku liniju CAPA-e i ko posjeduje komunikaciju distributera

• Zatražite tačne dokumente koje dobijete kada se izvrši promjena (i koliko unaprijed)

Gdje se uklapa XC Medico

Objavljeno pozicioniranje XC Medica uključuje prakse sljedivosti kao što je UDI lasersko označavanje za praćenje serije, što je relevantno za reviziju spremnosti distributera i rješavanje žalbi.

Ako želite procijeniti odzivnost, nemojte pogađati. Počnite sa standardom usluge: XC Medico objavljuje SLA odgovora i politiku podrške u svom SLA stranica za podršku nakon prodaje i odgovor . Koristite ga kao osnovu za ono što očekujete od bilo kog dobavljača.

Greška #5: Podcjenjivanje rada na upravljanju promjenama (povjerenje kirurga, posude, obuka, vraćanje)

Promjena dobavljača nije samo akcija nabavke. To mijenja način na koji vas bolnice doživljavaju.

Ako preskočite upravljanje promjenama, troškovi se prikazuju kao:

• Sporije usvajanje od hirurga koji preferiraju stari set

• Svakodnevno trenje kada ladice nisu kompletne ili poznate

• Nalet 'malih' hitnih zahtjeva koji krše vaš logistički plan

• Neuredni povrati i zamjene koje troše vrijeme

Šta učiniti umjesto toga: pokrenite prekidač kao fazno uvođenje

Praktični plan uvođenja izgleda ovako:

1. Pilot opseg : odaberite uski skup SKU-ova i jednu geografiju.

2. Obuka : definirati kompatibilnost instrumenata i potrebe za obukom.

3. Postavite kompletnost : provjerite konfiguraciju ladice i radni tok dopune.

4. Povrat/zamjena : dokumentirajte brzi put za prvih 90 dana.

5. Skala : proširite samo kada su OTIF i radni tokovi pritužbi stabilni.

Gdje se uklapa XC Medico

Za distributere kojima je potrebna širina, proizvodni portfolio i pozicioniranje kompanije XC Medico mogu podržati višesistemsko planiranje. Dobra polazna tačka je njihov sadržaj dubine kategorije, kao što je Vodič za proizvođača ploča za zaključavanje trauma i pregled proizvodnje i sistema kvaliteta , a zatim upotrijebite svoj pilot da potvrdite stvarnost usluge.

Jednostavna kontrolna lista za promjenu dobavljača (copy/paste)

Koristite ovo kao svoju internu kontrolnu listu prije nego što izvršite:

• Radni list o troškovima zemljišta popunjen i pregledan od strane finansija

• Potvrđeni zahtjevi usklađenosti tržišta po tržištu (oznake/IFU jezik, put registracije)

• Paket dokumentacije kontroliran verzijom primljen i potvrđen od strane QA/RA

• Dogovorena KPI kartica (OTIF, varijacija u vremenu isporuke, zaostali nalozi, CAPA odgovor)

• Pilot definiran (SKU-ovi, geografija, točke ponovnog naručivanja, pravila eskalacije)

• Proces povrata/zamjene dogovoren i testiran

Sledeći koraci

Ako želite praktični paket za provjeru valjanosti za promjenu dobavljača ortopedskih proizvoda (kontrolna lista dokumentacije + predložak kartice rezultata KPI), zatražite ga od XC Medico i pokrenite ga protiv svog trenutnog dobavljača i užeg izbora.

(Neka bude dosadno. Dosadno je dobro u skladu sa propisima i lancu snabdevanja.)