Az 5 legnagyobb költséges hiba, amelyet a forgalmazók elkövetnek, amikor ortopédiai szállítót váltanak

Okos lépés lehet az ortopédiai szállító váltása. Jobb lefedettség, jobb árak, kevesebb utólagos rendelés.

A forgalmazók azonban ritkán sérülnek meg az általuk kialkudott rész miatt. Bántják őket az a rész, amelyet nem ellenőriztek: a szállítási költség, a helyi megfelelőségi adatok, az átfutási idő változékonysága és a napi szolgáltatási valóság, amint megérkezik az első sürgős rendelés.

Ez a cikk egy kockázat-első keretrendszer azon orvostechnikai eszközök forgalmazói számára, akik aktívan értékelik a váltást. A cél egyszerű: kerülje el a drága meglepetéseket, védje meg a sebészek bizalmát, és tartsa mozgásban a pályázatokat.

Kulcs elvitelek

• Kezelje az 'árat' teljes leszállási költségként , beleértve a puffereket, a gyorsításokat, a károkat/visszatérítéseket és a dokumentációs általános költségeket.

• A tanúsítványok nem azonosak a helyi piaci elfogadással. Korán érvényesítse az importálási és címkézési követelményeket, különösen a több országot érintő tervek esetében.

• Ne fogadja el az optimista átfutási időket. Kérjen pontos mutatókat és változékonyságot, és próbálja ki, mielőtt elkötelezi magát.

• A nyomon követhetőség és a CAPA-érzékenység ugyanolyan fontos, mint a termék specifikációi.

• A váltás a változáskezelés. Tervezze meg a tálcákat, a képzést és a tiszta visszaküldési/csere munkafolyamatot.

1. hiba: Az egységár valós költségként való kezelése (és figyelmen kívül hagyva a leszállási költséget)

A leggyakoribb váltási hiba az, hogy kialkudnak egy jó egységárat, majd az első negyedév után az árrések eltűnnek.

A beszállítóváltás során a rejtett költségtényezők általában ugyanazokon a helyeken csoportosulnak:

• Készletpufferek : extra készletet hord, mert még nem bízik az új átfutási időben.

• Gyorsítja : Ön fizet az előrejelzési hibák és a szállítási késések javításáért.

• Sérülések, sterilitási akadályok kockázata és visszaküldések : a csomagolási és kezelési problémák nem jelennek meg az árajánlaton.

• Dokumentációs költségek : csapata időt tölt a hiányzó tanúsítványok, fordítások és revíziók üldözésével.

• Bevételkiszivárgás (ha a későbbi dokumentáció rendetlen): az össze nem illő papírmunka és a cikktörzs hibái számlázási súrlódást és átdolgozást okozhatnak.

Figyelmeztetés : Ha nem tudja modellezni a leszállási költségeket, nem tudja összehasonlítani a szállítókat. Csak idézeteket hasonlítasz össze.

Mi a teendő ehelyett: az aláírás előtt készítsen egy landolási költség munkalapot

Használjon egyszerű előre odaítélési munkalapot, és tegye azt a beszállítói váltásban kapuzó elemként.

Minimálisan tartalmazandó sorok:

• Fuvarozás, biztosítás, illetékek, közvetítői díjak és tárolás

• Biztonsági készlet (hetek), amelyet az átállás során fog tartani

• Várható gyorsítási arány (még ha ez a 'legrosszabb eset' is) és az egy gyorsítási költség

• A visszaküldés/csere munkafolyamat költsége (idő + fuvar)

• Dokumentációs erőfeszítés (QA/RA óra) az első 90 napban

Mit kell kérdezni bármely ortopéd szállítótól

• Milyen Incoterms rendszert használ általában, és mit tartalmaz?

• Mi az Ön szabványos csomagolási konfigurációja, és hogyan ellenőrzi a steril gát integritását a szállítás során?

• Mi a folyamata, ha a szállítmány késik vagy hiányos?

Ahová az XC Medico illik

Ha előre láthatóvá szeretné tenni a leszállási költségeket, működési láthatóságra van szüksége. Az XC Medico megközelítése az, hogy mérhetővé tegye a szállítási teljesítményt (például a megrendelés állapotának ellenőrzési pontjaihoz és a beszállítói KPI-khoz, például a pontos szállításhoz és a teljességhez igazítva), így a 'valós költség' később nem ér meglepetésként.

Az amerikai kontinensen értékesítő forgalmazók számára az XC Medico a LATAM-barát teljesítési lehetőségeket is támogatja, beleértve adott esetben a mexikói alapú útválasztást is, hogy csökkentse a határokon átnyúló súrlódásokat. Kezelje ezt átvilágítási tételként: kérje írásban a konkrét sávot, feltételeket és felelősséget.

2. hiba: A tanúsítványok utazásának feltételezése (a CE/FDA nem azonos a helyi jóváhagyással)

A forgalmazó ellenőrizheti a CE-t, láthatja az FDA engedélyszámát, és feltételezheti, hogy a megfelelőségi munka alapvetően megtörtént. Ezután az első pályázat olyan dokumentumot kér, amely nem rendelkezik Önnel, vagy a helyi címkézési követelmények olyan átcímkézési projektet kényszerítenek ki, amelyre nem terveztek költségvetést.

Két gyakorlati emlékeztető:

• Az Egyesült Államokban az FDA az import felülvizsgálata során ellenőrizheti a létesítmény nyilvántartásba vételét/jegyzékbe vételét és (adott esetben) a forgalomba hozatal előtti benyújtási információkat. Az eltérések lelassíthatják vagy leállíthatják a belépést. Tekintse meg az FDA orvosi eszközök importáló áttekintését, hogy mit ellenőrzött a határon.

• Mexikóban a COFEPRIS-útvonalak általában helyi regisztrációs jogosultságot és spanyol címkézési/IFU elvárásokat igényelnek. A kiindulópont az Emergo COFEPRIS regisztrációs áttekintése.

Kulcskivonat : A 'Globálisan kompatibilis' nem dokumentumkészlet. Ez egy folyamat. A követelmények országonként és termékosztályonként eltérőek.

Mi a teendő helyette: kérjen piacképes dokumentációs csomagot

Mielőtt komoly rendelést adna fel, kérjen egy ellenőrzött, verziószámmal ellátott dokumentációs csomagot, amelyet minőségbiztosítási/referens csapata ellenőrizni tud.

Legalább a következőket kérje:

• ISO 13485 tanúsítvány (jelenlegi)

• CE-tanúsítvány(ok) és hatókör részletei (adott esetben)

• FDA 510(k) hivatkozási adatok (adott esetben)

• Nyomon követhetőség/UDI megközelítés (hogyan fogja nyomon követni a tételt/tételt)

• Címkézés és IFU fájlok revízióvezérléssel és fordítási tervvel

• Az értesítési szabályzat módosítása (hogyan kapjon értesítést, ha valami megváltozik)

Ahová az XC Medico illik

Az XC Medico dokumentációra készen áll azon forgalmazók számára, akiknek megfelelőségi bizonyítékra van szükségük, nem szlogenekre. A vállalat közzétett anyagai az ISO 13485 szabványt és a nemzetközi tanúsítási lefedettséget, valamint a nyomon követhetőségi gyakorlatokat (beleértve az UDI lézeres jelölést a tételkövetéshez) hangsúlyozzák.

Ha strukturált kiindulópontot szeretne a szállítói érvényesítéshez, hivatkozhat a XC Medico ortopéd OEM/ODM beszerzési útmutató , amely azoknak a beszerzési csapatoknak készült, akiknek ellenőrzőlista-szerű értékelésre van szükségük, nem pedig prospektusra.

3. hiba: optimista átfutási időket kell hinni az ortopédiai szállító váltása során

A beszállító teljesítheti a megadott átfutási időt, de még mindig rosszul illeszkedik.

A költséges hibamód a változékonyság: az átfutási idők ingadoznak, megjelennek a részleges szállítmányok, és csapata gyorsan és elnézést kér.

Ez a változatosság védekező magatartásra kényszeríti az elosztókat:

• Több biztonsági készlet (lekötött tőke)

• Sürgősebb áruszállítás

• Több csere és utórendelés

• Még több sebész frusztráció, ha a készletek nem teljesek

Az e mögött meghúzódó leltárszámításhoz lásd azt a magyarázatot, hogy az átfutási idő változékonysága hogyan befolyásolja a biztonsági készleteket és a szolgáltatási szinteket.

Mi a teendő helyette: határozza meg a KPI-készletet, és tesztelje azt

Ne kérjen 'gyors szállítást'. Kérjen mérhető teljesítményt.

A terjesztők a beszállítói eredménymutatóban felhasználható KPI-k a következők:

• OTIF (időben, teljes mértékben)

• Átfutási idejű megbízhatóság és szórás

• Hátrarendelési arány

• Gyorsítsa az arányt

• Reklamációs arány és CAPA zárási idő

Az Institut for Supply Management a beszállítói OTIF és az átfutási idejű megbízhatósági KPI áttekintésében összefoglalja a közös beszállítói mutatók egyszerű nyelvű listáját.

Ahová az XC Medico illik

Ez az a terület, ahol az átláthatóság felülmúlja az ígéreteket. Az XC Medico igazodni tud a forgalmazókhoz a fontos működési KPI-k tekintetében, majd a terjeszkedés előtt bizonyítja a teljesítményt egy lépcsőzetes felfutásban (kísérleti cikkszámok, korlátozott földrajzi területek, meghatározott újrarendelési pontok).

Ha váltást tervez, kérjen KPI ütemezést (az átállás során hetente, majd havonta) és egyértelmű eszkalációs útvonalat, ha fennáll a veszélye, hogy a szállítmány kihagyja az időszakot.

4. hiba: SKU-váltás a nyomon követhetőség, a panaszok és a CAPA-érzékenység érvényesítése nélkül

A forgalmazók gyakran a termékleírásokra összpontosítanak, majd túl későn fedezik fel, hogy a minőségbiztosítási rendszer munkafolyamatai nem forgalmazóbarátak.

Egy gyakorlati váltási ellenőrzőlistának ki kell terjednie:

• Hogyan történik a tételek/tételek azonosítása és nyomon követése

• Mi történik, ha panasz érkezik

• Milyen gyorsan nyitják meg, kommunikálják és zárják be a CAPA-kat

• A termékváltozások szabályozásának módja (és az értesítés módja)

Ha az új beszállító nem tudja támogatni a gyors, tiszta nyomon követhetőséget és a korrekciós munkafolyamatokat, akkor a működési költsége akkor is megnő, ha maga az implantátum jól teljesít.

Mi a teendő helyette: tesztelje a minőségbiztosítási rendszert úgy, ahogyan használni fogja

A minősítés során futtasson egy 'asztali eseményt' a szállítóval:

• Nyomon követhetőségi példa kérése egy SKU-hoz (a nyersanyagtól a kész eszközig, azon a szinten, amelyet megoszthatnak)

• Kérdezze meg a CAPA idővonalát és azt, hogy kié a forgalmazói kommunikáció

• Kérje meg a pontos dokumentumokat, amelyeket a módosításkor kap (és mennyivel előre)

Ahová az XC Medico illik

Az XC Medico közzétett helymeghatározása olyan nyomonkövetési gyakorlatokat tartalmaz, mint az UDI lézeres jelölés a kötegkövetéshez, amely a forgalmazó audit készenléte és a panaszkezelés szempontjából releváns.

Ha a válaszkészséget szeretné értékelni, ne találgasson. Kezdje a szolgáltatási szabvánnyal: Az XC Medico válasz SLA-t és támogatási szabályzatot tesz közzé értékesítés utáni támogatás és válasz SLA oldal . Használja kiindulási alapként ahhoz, hogy mit vár el bármely szállítótól.

5. hiba: A változáskezelési munka alábecsülése (sebész bizalom, tálcák, képzés, visszatérések)

A beszállítóváltás nem csak beszerzési művelet. Megváltoztatja a kórházak tapasztalatait.

Ha kihagyja a változáskezelést, a költségek a következőképpen jelennek meg:

• Lassabb átvétel a régi készletet kedvelő sebészek részéről

• Napi súrlódás, amikor a tálcák nem teljesek vagy nem ismertek

• A 'kis' sürgős kérések megugrása, amelyek megszegik logisztikai tervét

• Rendetlen visszaküldések és cserék, amelyek lemerítik az időt

Mi a teendő ehelyett: futtassa a kapcsolót fokozatos bevezetésként

A gyakorlati bevezetési terv így néz ki:

1. Kísérleti hatókör : válasszon szűk SKU-készletet és egy földrajzi helyet.

2. Képzés : határozza meg az eszközök kompatibilitását és a képzési igényeket.

3. Teljesség beállítása : ellenőrizze a tálca konfigurációját és a feltöltési munkafolyamatot.

4. Visszaküldés/csere : dokumentálja a gyors elérési utat az első 90 napra.

5. Skála : csak akkor bővíthető, ha az OTIF és a panaszmunkafolyamatok stabilak.

Ahová az XC Medico illik

A széleskörű forgalmazók számára az XC Medico gyártási portfóliója és méretarányos pozicionálása támogatja a többrendszerű tervezést. Jó kiindulópont a kategóriamélység-tartalmuk, mint pl trauma zárólemezek gyártói útmutatója és a gyártási és minőségbiztosítási rendszer áttekintése , majd használja a tesztet a szolgáltatás valóságának érvényesítéséhez.

Egy egyszerű beszállítóváltási ellenőrzőlista (másolás/beillesztés)

Használja ezt belső kapuzási ellenőrzőlistaként, mielőtt elkötelezi magát:

• Leszállási költség munkalap kitöltve és a pénzügyek által felülvizsgálva

• A piaconkénti megfelelési követelmények megerősítve (címkék/IFU nyelv, regisztrációs útvonal)

• Verzióvezérelt dokumentációs csomagot kapott és hitelesített a QA/RA

• KPI scorecard elfogadva (OTIF, átfutási idő eltérés, utólagos rendelések, CAPA válasz)

• Kísérlet definiálva (SKU-k, földrajz, átrendezési pontok, eszkalációs szabályok)

• A visszaküldési/csere folyamat egyeztetve és tesztelve

Következő lépések

Ha praktikus érvényesítési csomagot szeretne az ortopédiai beszállítók váltásához (dokumentációs ellenőrző lista + KPI scorecard sablon), kérje meg az XC Medico-tól, és futtassa a jelenlegi beszállítója és a szűkített listája ellen.

(Maradjon unalmas. Az unalmas a megfelelőség és az ellátási lánc szempontjából jó.)