Топ 5 скапи грешки што ги прават дистрибутерите кога менуваат ортопедски добавувачи

Менувањето на ортопедски добавувачи може да биде паметен потег. Подобра покриеност, подобри цени, помалку нарачки.

Но, дистрибутерите ретко се повредуваат од делот за кој преговарале. Тие се повредуваат од делот што не го потврдиле: трошокот за земјиштето, деталите за локална усогласеност, варијабилноста на времето на испорака и реалноста на секојдневната услуга штом ќе дојде првата итна нарачка.

Оваа статија е прва рамка за ризик за дистрибутерите на медицински уреди кои активно го оценуваат прекинувачот. Целта е едноставна: избегнувајте скапи изненадувања, заштитете ја довербата на хирургот и продолжете да се движат тендерите.

Клучни производи за јадење

• Третирајте ја 'цената' како вкупен трошок за земјиштето , вклучувајќи бафери, забрзувања, оштетувања/враќања и горните трошоци за документација.

• Сертификатите не се исти како прифаќањето на локалниот пазар. Потврдете ги барањата за увоз и етикетирање рано, особено за планови за повеќе земји.

• Не прифаќајте оптимистичко време. Побарајте навремена метрика и варијабилност и пилотирајте пред да се обврзете.

• Следливоста и одговорноста на CAPA се важни исто колку и спецификациите на производот.

• Префрлувањето е управување со промените. Планирајте фиоки, тренинг и чист работен тек на враќање/замена.

Грешка бр. 1: третирање на единечната цена како реална цена (и игнорирање на трошокот за земјиштето)

Најчеста грешка при префрлување е преговарањето за одлична единечна цена, а потоа откривањето на маржите исчезнуваат по првиот квартал.

Скриените двигатели на трошоците за време на менувањето добавувач имаат тенденција да се групираат на истите места:

• Бафери за залихи : носите дополнителни залихи затоа што сè уште не му верувате на новото време на испорака.

• Забрзува : плаќате за да ги поправите грешките во прогнозирањето и доцнењето на испораката.

• Оштетување, ризик од бариера за стерилитет и враќање : проблемите со пакувањето и ракувањето не се појавуваат на понуда.

• Документација преку глава : вашиот тим троши време барајќи сертификати, преводи и ревизии што недостасуваат.

• Истекување на приходите (кога документацијата низводно е неуредна): неусогласената документација и грешките во главните ставки може да создадат триење за наплата и преработка.

Предупредување : Ако не можете да ги моделирате трошоците за земјиште, не можете да ги споредувате добавувачите. Само споредуваш цитати.

Што да правите наместо тоа: направете работен лист со исплатливи трошоци пред да потпишете

Користете едноставен работен лист за пред-наградување и направете го како влезна ставка во прекинувачот за добавувачи.

Минимални ставки од линијата што треба да се вклучат:

• Товар, осигурување, давачки, брокерски такси и складирање

• Безбедносни акции (недели) што ќе ги чувате за време на транзицијата

• Очекуван сооднос на забрзување (дури и ако е „најлош случај“) и трошок по забрзување

• Трошоци за работниот тек на враќање/замена (време + превоз)

• Напор за документација (QA/RA часа) за првите 90 дена

Што да прашам кој било добавувач на ортопед

• Кои Incoterms вообичаено ги користите и што е вклучено?

• Која е вашата стандардна конфигурација на пакувањето и како го потврдувате интегритетот на стерилната бариера за време на транспортот?

• Кој е вашиот процес кога пратката е одложена или нецелосна?

Каде што одговара XC Medico

Ако сакате да ги направите трошоците за слетување предвидливи, потребна ви е оперативна видливост. Пристапот на XC Medico е да ги направи перформансите на снабдувањето мерливи (на пример, со усогласување на контролните точки за статусот на нарачката и KPI на добавувачите, како навремена испорака и комплетност), така што 'вистинските трошоци' не пристигнуваат како изненадување подоцна.

За дистрибутерите што продаваат низ Америка, XC Medico може да поддржува и опции за исполнување погодни за LATAM, вклучувајќи рутирање базирано во Мексико каде што е применливо, за да се намали прекуграничното триење. Третирајте го ова како ставка за должно внимание: побарајте ја конкретната лента, условите и одговорностите во писмена форма.

Грешка #2: Претпоставувајќи дека патуваат сертификатите (CE/FDA не е исто како локалното одобрување)

Дистрибутерот може да го потврди CE, да види број за дозвола од FDA и да претпостави дека работата за усогласеност е во основа завршена. Тогаш првиот тендер бара документ што го немате, или локалните барања за етикетирање принудуваат проект за повторно етикетирање за кој не сте буџетирале.

Два практични потсетници:

• Во САД, FDA може да ја потврди регистрацијата/списокот на претпријатијата и (каде што е применливо) информациите за поднесување пред пазарот за време на прегледот на увозот. Несовпаѓањата може да го забават или запрат влегувањето. Погледнете го прегледот на увоз на медицински уреди на FDA за тоа што се проверува на граница.

• Во Мексико, патиштата COFEPRIS вообичаено бараат локален носител на регистрација и шпански етикетирање/ очекувања од IFU. Почетна точка е прегледот за регистрација COFEPRIS на Emergo.

Клучни средства за носење : 'Глобално усогласен' не е поставен документ. Тоа е процес. Барањата варираат во зависност од земјата и според класификацијата на производите.

Што да правите наместо тоа: побарајте пакет документација подготвен за пазарот

Пред да нарачате сериозна нарачка, побарајте контролиран, верзиран пакет документи што вашиот тим за QA/RA може да го потврди.

Во најмала рака, побарајте:

• ISO 13485 сертификат (тековен)

• CE сертификат(и) и детали за опсегот (каде што е применливо)

• Референтни детали за FDA 510(k) (каде што е применливо)

• Следливост/пристап UDI (како ќе следите серија/многу)

• Етикетирање и IFU датотеки со контрола на ревизија и план за превод

• Променете ја политиката за известување (како ќе бидете информирани кога нешто ќе се промени)

Каде што одговара XC Medico

XC Medico се позиционира како документација подготвена за дистрибутери на кои им треба докази за усогласеност, а не слогани. Објавените материјали на компанијата го нагласуваат ISO 13485 и меѓународното покривање на сертификација, плус практиките за следливост (вклучувајќи UDI ласерско обележување за следење на серија).

Ако сакате структурирана почетна точка за валидација на добавувачот, можете исто така да се повикате на XC Medico ортопедски OEM/ODM водич за набавки , кој е напишан за тимови за набавки на кои им е потребна евалуација во стил на листа за проверка, а не брошура.

Грешка бр. 3: Верување во оптимистичко време кога се менуваат ортопедски добавувачи

Добавувачот може да го исполни цитираното време на испорака и сепак да не одговара.

Скапиот режим на неуспех е варијабилноста: времето на довод се врти, делумните пратки се појавуваат и вашиот тим завршува со забрзување и извинување.

Таа варијабилност ги принудува дистрибутерите на одбранбено однесување:

• Повеќе безбедносни акции (врзан капитал)

• Поитен товар

• Повеќе замени и задни нарачки

• Повеќе фрустрации на хирургот кога сериите не се завршени

За математиката на залихите зад ова, видете го објаснувањето за тоа како варијабилноста на времето на довод ги поттикнува безбедносните залихи и нивоата на услуги.

Што да направите наместо тоа: дефинирајте го множеството KPI и пилотирајте го

Не барајте „брза испорака“. Побарајте мерливи перформанси.

KPI-и кои дистрибутерите можат да ги користат во оценката за добавувачи вклучуваат:

• OTIF (навреме, целосно)

• Веродостојност и варијанса во текот на времето

• Стапка на задни нарачки

• Забрзајте го соодносот

• Стапката на жалби и времето на затворање на CAPA

Списокот на обичен јазик на вообичаени метрики на добавувачи е сумиран од Институтот за управување со снабдување во прегледот на КПИ на добавувачот OTIF и доверливоста на времето.

Каде што одговара XC Medico

Ова е една област каде што транспарентноста ги надминува ветувањата. XC Medico може да се усогласи со дистрибутерите на важните оперативни KPI, а потоа да ги докаже перформансите во етапна рампа (пилот SKU, ограничени географски области, дефинирани точки за пренарачување) пред да се прошири.

Ако планирате прекинувач, побарајте каденца на KPI (неделно за време на транзицијата, потоа месечно) и јасна патека на ескалација кога пратката ризикува да го пропушти прозорецот.

Грешка бр. 4: менување на SKU без проверка на следливоста, поплаките и одговорноста на CAPA

Дистрибутерите често се фокусираат на спецификациите на производите, а потоа предоцна откриваат дека работните текови на системот за квалитет не се погодни за дистрибутерите.

Практичната листа за проверка на префрлување треба да опфати:

• Како се идентификуваат и следат деловите/серијата

• Што се случува кога ќе дојде поплака

• Колку брзо CAPA се отвораат, комуницираат и затвораат

• Како се контролираат промените на производот (и како ќе бидете известени)

Ако новиот добавувач не може да поддржи брзи, чисти работни процеси за следливост и корективни активности, вашите оперативни трошоци се зголемуваат дури и ако самиот имплант работи добро.

Што да направите наместо тоа: тестирајте го системот за квалитет како да го користите

За време на квалификацијата, извршете 'инцидент на маса' со добавувачот:

• Побарајте пример за следливост за еден SKU (од суровина до готов уред, на ниво што може да го споделат)

• Побарајте ја временската линија CAPA и кој е сопственик на комуникациите на дистрибутерот

• Побарајте ги точните документи што ги добивате кога ќе се направи промена (и колку однапред)

Каде што одговара XC Medico

Објавеното позиционирање на XC Medico вклучува практики за следливост како UDI ласерско означување за следење на серија, што е релевантно за подготвеноста за ревизија на дистрибутерот и за справување со жалбите.

Ако сакате да ја оцените реакцијата, не погодувајте. Започнете со стандардот за услуги: XC Medico објавува SLA одговор и политика за поддршка во својата Попродажна поддршка и одговор SLA страница . Користете го како основа за она што го очекувате од кој било добавувач.

Грешка бр. 5: потценување на работата за управување со промени (доверба на хирургот, фиоки, обука, враќање)

Прекинувачот на добавувач не е само акција за набавка. Тоа го менува начинот на кој болниците ве доживуваат.

Ако го прескокнете управувањето со промените, трошоците се појавуваат како:

• Побавно посвојување од хирурзи кои го претпочитаат стариот сет

• Триење на случај кога фиоките не се целосни или познати

• Наплив на 'мали' итни барања кои го нарушуваат вашиот логистички план

• Неуредни враќања и замени кои го трошат времето

Што да направите наместо тоа: вклучете го прекинувачот како фазно пуштање

Практичен план за имплементација изгледа вака:

1. Пилот опсег : изберете густ сет на SKU и една географија.

2. Обука : дефинирајте ја компатибилноста на инструментите и потребите за обука.

3. Комплетност на поставката : потврдете ја конфигурацијата на фиоката и работниот тек на надополнување.

4. Враќање/замена : документирајте брза патека за првите 90 дена.

5. Скала : проширување само кога работните текови на OTIF и жалби се стабилни.

Каде што одговара XC Medico

За дистрибутерите на кои им е потребна широчина, производното портфолио на XC Medico и позиционирањето на скалата може да поддржат повеќесистемско планирање. Добра почетна точка е нивната содржина на длабочина на категоријата, како што е траума заклучувачки плочи упатство за производителот и на Преглед на производството и системот за квалитет , потоа користете го вашиот пилот за да ја потврдите реалноста на услугата.

Едноставна листа за проверка на прекинувачот добавувач (копирајте/залепете)

Користете го ова како ваша внатрешна листа за проверка пред да се обврзете:

• Работен лист за земјиште со трошоци пополнет и прегледан од финансии

• Потврдени се барањата за усогласеност пазар по пазар (етикети/јазик на IFU, патека за регистрација)

• Пакет документација контролирана од верзијата примен и потврден од QA/RA

• Договорена е карта за резултати на KPI (OTIF, варијанса во време на довод, задни нарачки, одговор CAPA)

• Дефинирани за пилот (SKU, географија, точки за прередување, правила за ескалација)

• Процесот на враќање/замена е договорен и тестиран

Следни чекори

Ако сакате практичен пакет за валидација за префрлување на ортопедски добавувачи (листа за проверка на документација + шаблон за оценка на KPI), побарајте го од XC Medico и стартувајте го според вашиот моментален добавувач и вашата потесна листа.

(Нека е досадно. Здодевноста е добра во усогласеноста и синџирот на снабдување.)