5 اشتباه پرهزینه که توزیع کنندگان هنگام تعویض تامین کنندگان ارتوپدی مرتکب می شوند

تعویض تامین کنندگان ارتوپدی می تواند یک حرکت هوشمندانه باشد. پوشش بهتر، قیمت بهتر، سفارشات برگشتی کمتر.

اما توزیع کنندگان به ندرت از بخشی که مذاکره کرده اند صدمه می بینند. آن‌ها از بخشی که تأیید نکرده‌اند آسیب می‌بینند: هزینه فرود، جزئیات انطباق محلی، تغییرپذیری زمان پیش‌بینی، و واقعیت خدمات روزانه پس از رسیدن اولین سفارش فوری.

این مقاله یک چارچوب ریسک اول برای توزیع کنندگان تجهیزات پزشکی است که به طور فعال یک سوئیچ را ارزیابی می کنند. هدف ساده است: اجتناب از غافلگیری های گران قیمت، محافظت از اعتماد جراح، و ادامه مناقصه ها.

خوراکی های کلیدی

• 'قیمت' را به عنوان کل هزینه زمین تلقی کنید ، از جمله بافر، تسریع، خسارت/بازگشت، و سربار اسناد.

• گواهینامه ها با پذیرش بازار محلی یکسان نیستند. الزامات واردات و برچسب‌گذاری را زودتر تأیید کنید، به‌ویژه برای طرح‌های چند کشوری.

• زمان های خوش بینانه را نپذیرید. معیارها و متغیرهای به موقع را بخواهید و قبل از اینکه متعهد شوید آزمایش کنید.

• قابلیت ردیابی و پاسخگویی CAPA به اندازه مشخصات محصول اهمیت دارد.

• سوئیچینگ مدیریت تغییر است. سینی ها، آموزش و گردش کار بازده/تعویض تمیز را برنامه ریزی کنید.

اشتباه شماره 1: در نظر گرفتن قیمت واحد به عنوان هزینه واقعی (و نادیده گرفتن هزینه زمین)

رایج ترین خطای سوئیچینگ مذاکره در مورد قیمت واحد عالی است، سپس کشف حاشیه ها پس از سه ماهه اول ناپدید می شود.

محرک‌های هزینه پنهان در طول سوئیچ تامین‌کننده تمایل دارند در مکان‌های مشابهی جمع شوند:

• بافرهای موجودی : شما سهام اضافی را حمل می کنید زیرا هنوز به زمان تحویل جدید اعتماد ندارید.

• تسریع : برای رفع خطاهای پیش‌بینی و تأخیرهای ارسال هزینه پرداخت می‌کنید.

• آسیب، خطر مانع عقیمی و بازگشت : مسائل مربوط به بسته بندی و حمل و نقل در یک قیمت نشان داده نمی شود.

• سربار اسناد : تیم شما زمان خود را صرف تعقیب گواهی‌ها، ترجمه‌ها و ویرایش‌های مفقود می‌کند.

• نشت درآمد (زمانی که اسناد پایین دستی نامرتب است): اشتباهات کاغذی و اصلی اقلام ناهماهنگ می تواند باعث ایجاد اصطکاک در صورتحساب و دوباره کاری شود.

هشدار : اگر نمی توانید هزینه زمین را مدل کنید، نمی توانید تامین کنندگان را مقایسه کنید. شما فقط نقل قول ها را با هم مقایسه می کنید.

به جای آن چه باید کرد: قبل از امضا کردن، یک کاربرگ با هزینه زمین بسازید

از یک کاربرگ ساده پیش از اهدای جایزه استفاده کنید و آن را به یک آیتم دروازه در سوئیچ تامین کننده خود تبدیل کنید.

حداقل موارد خطی که باید شامل شود:

• حمل و نقل، بیمه، وظایف، حق الزحمه کارگزار و انبار

• سهام ایمنی (هفته ها) که در طول انتقال نگه دارید

• نسبت تسریع مورد انتظار (حتی اگر 'بدترین حالت' باشد) و هزینه هر تسریع

• هزینه گردش کار بازگشت/تعویض (زمان + حمل و نقل)

• تلاش مستندسازی (ساعت QA/RA) برای 90 روز اول

از هر تامین کننده ارتوپدی چه بپرسیم

• شما معمولاً از چه اینکوترمز استفاده می کنید و شامل چه مواردی می شود؟

• پیکربندی استاندارد بسته بندی شما چیست و چگونه یکپارچگی مانع استریل را در طول حمل و نقل تأیید می کنید؟

• هنگامی که یک حمل و نقل با تاخیر یا ناقص است، فرآیند شما چیست؟

جایی که XC Medico مناسب است

اگر می خواهید هزینه فرود را قابل پیش بینی کنید، به دید عملیاتی نیاز دارید. رویکرد XC Medico این است که عملکرد عرضه را قابل اندازه‌گیری کند (به‌عنوان مثال، با همسو کردن پست‌های بازرسی وضعیت سفارش و KPIهای تأمین‌کننده مانند تحویل به‌موقع و کامل بودن)، بنابراین «هزینه واقعی» بعداً غافلگیرکننده نباشد.

برای توزیع‌کنندگانی که در سرتاسر قاره آمریکا به فروش می‌رسند، XC Medico می‌تواند از گزینه‌های تکمیل مناسب LATAM، از جمله مسیریابی مبتنی بر مکزیک در صورت لزوم، برای کاهش اصطکاک بین‌المللی پشتیبانی کند. این را به عنوان یک مورد دقت در نظر بگیرید: خط، شرایط و مسئولیت های خاص را به صورت کتبی بخواهید.

اشتباه شماره 2: با فرض سفر گواهینامه ها (CE/FDA با تایید محلی یکسان نیست)

یک توزیع کننده ممکن است CE را تأیید کند، شماره مجوز FDA را ببیند، و فرض کند که کار انطباق اساسا انجام شده است. سپس اولین مناقصه سندی را می‌خواهد که شما ندارید، یا الزامات برچسب‌گذاری محلی، پروژه برچسب‌گذاری مجدد را که برای آن بودجه اختصاص نداده‌اید، مجبور می‌کند.

دو یادآوری عملی:

• در ایالات متحده، FDA ممکن است در طول بررسی واردات، ثبت/فهرست مؤسسه و (در صورت لزوم) اطلاعات ارسالی قبل از بازار را تأیید کند. عدم تطابق می تواند ورود را کند یا متوقف کند. برای آنچه در مرز بررسی می شود، نمای کلی واردات تجهیزات پزشکی FDA را ببینید.

• در مکزیک، مسیرهای COFEPRIS معمولاً به یک دارنده ثبت محلی و انتظارات برچسب‌گذاری/IFU اسپانیایی نیاز دارند. نقطه شروع، مروری بر ثبت نام COFEPRIS Emergo است.

پیشنهاد کلیدی : 'سازگار جهانی' یک مجموعه سند نیست. این یک فرآیند است. الزامات بر اساس کشور و طبقه بندی محصول متفاوت است.

در عوض چه باید کرد: یک بسته مستندات آماده برای بازار درخواست کنید

قبل از اینکه سفارشی جدی بدهید، به یک بسته اسناد کنترل‌شده و نسخه‌شده نیاز دارید که تیم QA/RA شما بتواند آن را تأیید کند.

حداقل، درخواست کنید:

• گواهینامه ISO 13485 (در حال حاضر)

• گواهی(های) CE و جزئیات دامنه (در صورت لزوم)

• جزئیات مرجع FDA 510 (k) (در صورت لزوم)

• رویکرد ردیابی/UDI (نحوه ردیابی دسته/تعداد زیادی)

• برچسب زدن و فایل های IFU با کنترل بازنگری و طرح ترجمه

• تغییر خط مشی اعلان (چگونه وقتی چیزی تغییر می کند به شما اطلاع داده می شود)

جایی که XC Medico مناسب است

XC Medico خود را به عنوان اسناد آماده برای توزیع کنندگانی که به شواهد انطباق نیاز دارند، نه شعار، قرار می دهد. مطالب منتشر شده این شرکت بر استاندارد ISO 13485 و پوشش گواهینامه بین المللی، به علاوه شیوه های ردیابی (از جمله علامت گذاری لیزری UDI برای ردیابی دسته ای) تاکید دارد.

اگر می خواهید یک نقطه شروع ساختار یافته برای اعتبار سنجی تامین کننده داشته باشید، می توانید به آن نیز اشاره کنید راهنمای تدارکات OEM/ODM ارتوپدی XC Medico ، که برای تیم های تدارکاتی نوشته شده است که به ارزیابی به سبک چک لیست نیاز دارند، نه بروشور.

اشتباه شماره 3: باور به زمان های خوش بینانه هنگام تعویض تامین کنندگان ارتوپدی

یک تامین‌کننده می‌تواند یک زمان پیشنهادی را برآورده کند و همچنان مناسب نباشد.

حالت شکست پرهزینه، تغییرپذیری است: زمان‌های سررسید نوسان می‌کند، محموله‌های جزئی نشان داده می‌شوند، و تیم شما با تسریع و عذرخواهی به کار خود پایان می‌دهد.

این تنوع توزیع کنندگان را مجبور به رفتار دفاعی می کند:

• سهام ایمنی بیشتر (سرمایه بسته شده)

• حمل و نقل فوری تر

• تعویض ها و سفارش های برگشتی بیشتر

• وقتی ست ها کامل نمی شوند، ناامیدی جراح بیشتر می شود

برای ریاضیات موجودی در پشت این، به توضیح اینکه چگونه تغییرپذیری زمان سرب باعث افزایش سطح انبار و خدمات ایمنی می‌شود، مراجعه کنید.

به جای آن چه باید کرد: مجموعه KPI را تعریف کنید و آن را آزمایش کنید

درخواست «تحویل سریع» نکنید. عملکرد قابل اندازه گیری را بخواهید.

توزیع کنندگان KPI می توانند در کارت امتیازی تامین کننده استفاده کنند عبارتند از:

• OTIF (به موقع، به طور کامل)

• قابلیت اطمینان و واریانس زمان سرب

• نرخ سفارش برگشتی

• نسبت تسریع

• نرخ شکایت و زمان بسته شدن CAPA

فهرستی به زبان ساده از معیارهای رایج تأمین‌کننده توسط مؤسسه مدیریت تأمین در OTIF تأمین‌کننده و نمای کلی KPI قابلیت اطمینان زمان سرب خلاصه می‌شود.

جایی که XC Medico مناسب است

این حوزه ای است که در آن شفافیت وعده ها را شکست می دهد. XC Medico می‌تواند با توزیع‌کنندگان در KPIهای عملیاتی که مهم هستند، هماهنگ شود، سپس عملکرد را در یک سطح شیبدار مرحله‌ای (SKUهای آزمایشی، جغرافیای محدود، نقاط سفارش مجدد تعریف‌شده) قبل از گسترش اثبات کند.

اگر در حال برنامه‌ریزی یک سوئیچ هستید، یک آهنگ KPI (هفتگی در طول انتقال، سپس ماهانه) و یک مسیر تشدید واضح زمانی که محموله در معرض خطر از دست دادن پنجره است، بخواهید.

اشتباه شماره 4: تغییر SKU بدون تأیید قابلیت ردیابی، شکایات و پاسخگویی CAPA

توزیع کنندگان اغلب بر روی مشخصات محصول تمرکز می کنند، سپس خیلی دیر متوجه می شوند که جریان کار سیستم کیفیت برای توزیع کننده مناسب نیست.

یک چک لیست تعویض عملی باید شامل موارد زیر باشد:

• چگونه لات ها / دسته ها شناسایی و ردیابی می شوند

• وقتی شکایتی وارد می شود چه اتفاقی می افتد

• CAPA ها چقدر سریع باز می شوند، ارتباط برقرار می شوند و بسته می شوند

• چگونه تغییرات محصول کنترل می شود (و چگونه به شما اطلاع داده می شود)

اگر تامین‌کننده جدید نتواند از جریان‌های کاری سریع و تمیز و ردیابی و اقدامات اصلاحی پشتیبانی کند، هزینه عملیاتی شما افزایش می‌یابد حتی اگر خود ایمپلنت عملکرد خوبی داشته باشد.

به جای آن چه باید کرد: سیستم کیفیت را طوری آزمایش کنید که از آن استفاده می کنید

در طول صلاحیت، یک 'حادثه روی میز' با تامین کننده اجرا کنید:

• درخواست یک نمونه قابلیت ردیابی برای یک SKU (از مواد خام تا دستگاه نهایی، در سطحی که می‌توانند به اشتراک بگذارند)

• جدول زمانی CAPA و مالک ارتباطات توزیع کننده را بپرسید

• مدارک دقیقی را که هنگام ایجاد تغییر دریافت می‌کنید بپرسید (و چقدر زودتر)

جایی که XC Medico مناسب است

موقعیت یابی منتشر شده XC Medico شامل شیوه های ردیابی مانند علامت گذاری لیزر UDI برای ردیابی دسته ای است که به آمادگی ممیزی توزیع کننده و رسیدگی به شکایات مربوط است.

اگر می خواهید میزان پاسخگویی را ارزیابی کنید، حدس نزنید. با استاندارد خدمات شروع کنید: XC Medico یک SLA پاسخ و خط مشی پشتیبانی را در خود منتشر می کند پشتیبانی پس از فروش و پاسخ صفحه SLA . از آن به عنوان مبنایی برای آنچه از هر تامین کننده انتظار دارید استفاده کنید.

اشتباه شماره 5: دست کم گرفتن کار مدیریت تغییر (اعتماد به جراح، سینی، آموزش، بازگشت)

سوئیچ تامین کننده تنها یک اقدام تدارکاتی نیست. نحوه تجربه بیمارستان ها از شما را تغییر می دهد.

اگر مدیریت تغییر را نادیده بگیرید، هزینه ها به صورت زیر نشان داده می شوند:

• پذیرش آهسته تر از سوی جراحانی که مجموعه قدیمی را ترجیح می دهند

• اصطکاک روز در زمانی که سینی ها کامل یا آشنا نیستند

• افزایش درخواست‌های فوری 'کوچک' که طرح تدارکات شما را شکست می‌دهد

• بازگشت های کثیف و تعویض هایی که زمان را کاهش می دهند

به جای آن چه باید کرد: سوئیچ را مانند یک عرضه فازی اجرا کنید

یک طرح اجرایی عملی به این صورت است:

1. محدوده آزمایشی : مجموعه ای فشرده از SKU و یک جغرافیا را انتخاب کنید.

2. آموزش : سازگاری ابزار و نیازهای آموزشی را تعریف کنید.

3. کامل بودن تنظیم : پیکربندی سینی و گردش کار دوباره را بررسی کنید.

4. بازگشت/تعویض : یک مسیر سریع را برای 90 روز اول ثبت کنید.

5. مقیاس : تنها زمانی گسترش می‌یابد که گردش کار OTIF و شکایت پایدار باشد.

جایی که XC Medico مناسب است

برای توزیع‌کنندگانی که به وسعت نیاز دارند، سبد تولیدی XC Medico و موقعیت‌یابی مقیاس می‌تواند از برنامه‌ریزی چند سیستمی پشتیبانی کند. یک نقطه شروع خوب محتوای عمق دسته آنها است، مانند راهنمای سازنده صفحات قفل کننده تروما و بررسی اجمالی سیستم تولید و کیفیت ، سپس از پایلوت خود برای تأیید واقعیت خدمات استفاده کنید.

چک لیست ساده سوئیچ تامین کننده (کپی/پیست)

قبل از اینکه متعهد شوید از این به عنوان چک لیست دروازه داخلی خود استفاده کنید:

• کاربرگ هزینه زمین تکمیل و توسط امور مالی بررسی شد

• الزامات انطباق بازار به بازار تأیید شد (برچسب ها/زبان IFU، مسیر ثبت نام)

• بسته اسناد کنترل‌شده نسخه دریافت و تأیید شده توسط QA/RA

• کارت امتیازی KPI مورد موافقت قرار گرفت (OTIF، واریانس زمان سرب، سفارش‌های پشتیبان، پاسخ CAPA)

• تعریف شده پایلوت (SKU، جغرافیا، نقاط ترتیب مجدد، قوانین تشدید)

• فرآیند بازگشت/تعویض مورد توافق و آزمایش قرار گرفت

مراحل بعدی

اگر می‌خواهید یک بسته اعتبارسنجی عملی برای تعویض تامین‌کنندگان ارتوپدی (چک لیست اسناد + الگوی کارت امتیازی KPI) داشته باشید، آن را از XC Medico درخواست کنید و آن را با تامین‌کننده فعلی و فهرست نهایی خود اجرا کنید.

(خسته کننده نگه دارید. خسته کننده در انطباق و زنجیره تامین خوب است.)